Soko la ajira linapata ushindani zaidi siku hadi siku. Kuweza kushindana kwa kazi mpya, kuwa na mapendekezo mazuri na ya kupongezwa kutoka kwa waajiri / waajiri wa zamani itakuwa msaada muhimu zaidi. Ikiwa unataka kutoa kumbukumbu nzuri kwa mfanyakazi, unapaswa kufikiria kwa uangalifu juu ya jinsi utakavyomwakilisha mtu huyo. Kwa kuzingatia kile utakachosema au kumwandikia mtu huyo na kukiwakilisha kwa njia nzuri zaidi na ya kitaalam, unaweza kusaidia mfanyakazi au mtu mwingine kupeleka kazi ya ndoto.
Hatua
Njia 1 ya 2: Kuandika
Hatua ya 1. Toa barua nzuri ya kumbukumbu
Ikiwa mfanyakazi anakuja kwako na anauliza barua ya kumbukumbu, jambo la kwanza unapaswa kufanya ni kuzingatia ombi. Ikiwa umekuwa na uzoefu mzuri na mfanyakazi na unaweza kutoa msaada mzuri kuongeza nafasi zake za kupata kazi, toa barua nzuri ya kumbukumbu.
- Usitoe kutoa barua ya kumbukumbu ikiwa huwezi kuandika kitu kizuri. Usiruhusu iue nafasi zako za kupata kazi.
- Kubali maombi ya kuandika marejeleo tu ikiwa umefanya kazi na mfanyakazi kwa muda mrefu. Itakuwa ngumu kwako kuhukumu uwezo wa mtu na ufanye kazi katika miezi michache tu.
- Hakikisha wewe ndiye mtu sahihi wa kutoa kumbukumbu. Inabidi uangalie tena sera ya kampuni juu ya rufaa.
Hatua ya 2. Kusanya habari ambayo unaweza kuandika kwa barua ya kumbukumbu
Uliza mfanyakazi habari juu ya kazi anayoomba na data nyingine yoyote inayofaa unapaswa kujua pamoja na wasifu wake. Unapaswa pia kukusanya habari zinazohusiana na kazi ya mfanyakazi, kama vile tathmini ya utendaji.
- Ikiwa unaamua kuandika barua ya kumbukumbu kwa mtu, uliza habari juu ya kazi anayoomba, wasifu wake wa hivi karibuni, na habari zingine juu ya kile anafikiria mchango ambao ametoa kwa kampuni fulani au mradi na jinsi atafaidika na kazi yake mpya.
- Fikiria kusoma barua kati yako na mfanyakazi ili kuweza kutathmini taaluma na jinsi inavyofanya kazi. Unaweza pia kutumia tathmini ya utendaji kwa kusudi hili.
Hatua ya 3. Rasimu barua ya kwanza
Kabla ya kutoa rejea nzuri kwa mfanyakazi wa zamani au mwenzako, tumia habari uliyokusanya kuandaa barua ya kwanza. Hatua hii inasaidia kuhakikisha kuwa barua ya kumbukumbu unayoandika ni nzuri na pana.
- Barua za marejeleo zinapaswa kuwa na urefu wa ukurasa mmoja au mbili. Ukiandika kwa muda mrefu, waajiri watarajiwa hawawezi kusoma jambo zima na wanaweza kukosa habari muhimu juu ya mgombea.
- Utangulizi unapaswa kuwa mfupi na ujumuishe jina la mfanyakazi, kazi anayoiomba, na ikiwa utampendekeza kwa kazi hiyo. Kwa mfano, unaweza kuandika "Nina furaha kupendekeza Amir Priambodo kwa nafasi ya msimamizi wa chapa. Amir Priambodo ametoa mchango mkubwa kwa kampuni yetu, na ninaamini atakuwa mali muhimu kwa timu yako”.
- Mwili wa barua hiyo unaweza kuwa aya 1-3 na inapaswa kuelezea ni muda gani umejua mfanyakazi, kwa uwezo gani ulifanya kazi na, kuelezea na kuonyesha ustadi wake, na kuelezea ni jinsi gani atachangia mwajiri anayeweza kuajiriwa. Lazima utoe ushahidi wa vitendo na sababu kwa nini mfanyakazi ndiye mgombea bora wa kazi hiyo.
- Unaweza pia kuelezea tabia ya mfanyakazi katika mwili wa barua hiyo, lakini lazima uwe mwangalifu usijumuishe habari za kibinafsi, ambazo sio tu tuhuma za waajiri, lakini pia ni haramu.
- Unapaswa kufunga barua na kifungu kifupi, kifupi ambacho unampendekeza mtu huyo, na ujitoe kumsaidia ikiwa mwajiri anayeweza kuwa na maswali yoyote. Kwa mfano, "Kulingana na uzoefu wangu wa kufanya kazi na Amir Priambodo, ningempendekeza kwa nafasi ya msimamizi wa chapa katika Brand Management, Inc. Ikiwa una maswali yoyote au wasiwasi, tafadhali wasiliana nami kupitia barua pepe au simu.”
Hatua ya 4. Tumia maneno mazuri, yanayoweza kutekelezeka
Wakati wa kuandaa na kisha kurekebisha, hakikisha unatumia lugha nzuri, inayoweza kutekelezeka wakati wa kuelezea wagombea. Kitendo hiki kinaweza kusaidia waajiri wanaoweza kupata wazo la mgombea na pia inaweza kuonyesha picha nzuri zaidi.
- Tumia maneno kama kushirikiana, kushirikiana, na kuhimiza.
- Tumia nomino kama mchezaji wa timu, mali, na uwajibikaji.
- Tumia vivumishi kama kuaminika, akili, urafiki, na dhamira.
- Unaweza kuunganisha maneno haya pamoja kwa sentensi kama "Amir na mimi tunashirikiana kwenye mradi wa uuzaji na yeye ni mali muhimu katika kupata wateja wapya. Yeye ni mchezaji anayehusika sana, rafiki wa timu na ataleta athari nzuri kwa kampuni yako”.
Hatua ya 5. Kuwa mkweli na usitie chumvi
Unataka kukuza mgombea bora wakati unabaki mkweli juu ya sifa zake. Kuna mstari mzuri kati ya uaminifu na kutia chumvi na unapaswa kuizuia ili waajiri watarajiwa wasishuku kwamba barua yako iliandikwa kwa uaminifu.
Haupaswi kusema kwamba mtu huyo ndiye bora au mkubwa, isipokuwa ikiwa ni yeye. Badala yake, fikiria kuandika kitu kama "Amir ni mmoja wa wafanyikazi wenza anayewajibika na mwenye urafiki, na nilifurahiya kufanya kazi naye." Wakati wa kutathmini ustadi na ustadi wa mtu wa kiufundi, unaweza kuandika kitu kama "Amir ni miongoni mwa 5% ya mameneja wa chapa ambao nimefanya kazi nao"
Hatua ya 6. Kurekebisha na kuhariri barua ya kumbukumbu
Baada ya kumaliza rasimu ya kwanza ya barua hiyo, fanya marekebisho kwa maandishi ili kuiimarisha na kukagua maeneo ambayo yanahitaji maendeleo zaidi. Hatua hii hukuruhusu kuhariri barua ili kupata makosa ya tahajia, uakifishaji au sarufi.
- Hakikisha rasimu iliyobadilishwa ina sehemu sahihi ya utangulizi, mwili, na kufunga kwa uaminifu, ina msamiati mzuri na inatoa picha bora ya mgombea.
- Fikiria kusoma barua hiyo kwa sauti ili kusikia makosa yoyote na usaidie kuhakikisha inasikika kama mtaalamu.
- Hakikisha kuwa habari unayotoa katika barua hiyo inafaa kwa kazi mpya.
Hatua ya 7. Umbiza barua yako
Kabla ya kutuma barua ya kumbukumbu, lazima utumie muundo sahihi. Hatua hii inaweza kusaidia kuhakikisha kuwa waajiri wanaoweza kuchukua barua yako ya kumbukumbu kwa uzito.
- Hakikisha barua hiyo imechapishwa kwenye karatasi na barua ya kampuni.
- Kwenye mstari wa kwanza, andika tarehe.
- Chini ya tarehe, andika anwani ya mwajiri anayeweza. Shughulikia barua hiyo kwa msimamizi wa mgombea au idara ya rasilimali watu.
- Jumuisha anwani yako ya mawasiliano hapa chini habari juu ya mwajiri anayeweza.
- Baada ya salamu, hakikisha umesaini barua hiyo kwa wino mweusi na uchapishe jina lako chini. Unaweza kujumuisha jina lako la kazi, barua pepe, na nambari ya simu ikiwa unataka.
Hatua ya 8. Fanya ukaguzi wa tabia tena
Kabla ya kutuma barua ya kumbukumbu, soma maandishi hayo mara ya mwisho. Hatua hii inahakikisha kuwa haufanyi makosa yoyote au kukosa habari muhimu.
Njia 2 ya 2: Kutoa Rejea ya Maneno
Hatua ya 1. Angalia sera ya kampuni kuhusu marejeo ya maneno
Kampuni zingine huruhusu tu wafanyikazi kutoa habari za kimsingi kama miaka ya huduma. Wengine wanaweza kukuruhusu kutoa marejeo yaliyoandikwa. Kuhakikisha unafuata sera ya kampuni juu ya marejeleo inaweza kukusaidia kutoa marejeleo bora ya matusi.
Hatua ya 2. Kukubaliana na maombi ya marejeleo ya maneno
Ikiwa mfanyakazi au mwenzako anakuuliza utoe kumbukumbu, hakikisha unachukua ombi kwa njia nzuri. Ikiwa una uzoefu mzuri na mfanyakazi, kubali ombi lake la kutoa marejeo kwa waajiri watarajiwa.
- Usitoe kutoa kumbukumbu ikiwa huwezi kusema chochote chanya juu ya mfanyakazi. Usiruhusu iharibu nafasi zako za kupata kazi.
- Toa idhini ya kuzungumza na mwajiri anayeweza kuwa kama umefanya kazi na mtu huyo kwa muda. Unaweza kuwa na shida kujibu maswali juu ya mfanyakazi au kuelezea ujuzi wake ikiwa umemjua tu kwa miezi michache.
- Hakikisha wewe ndiye mtu sahihi wa kutoa kumbukumbu. Unaweza kuhitaji kuangalia na bosi wako au sera ya kampuni juu ya rufaa.
Hatua ya 3. Uliza habari kuhusu mfanyakazi atumie kama nyenzo ya kumbukumbu
Unaweza pia kuhitaji habari ya msingi kutoka kwa mfanyakazi kuhusu kazi anayoiomba na data zingine zinazofaa ambazo unapaswa kujua.
- Uliza habari juu ya kazi ambayo mgombea anaomba na wasifu mpya. Unaweza kuhitaji kujua anachofikiria mchango ambao ametoa kwa kampuni na miradi anayofanya kazi na jinsi atakavyosaidia mahali pake pa kazi.
- Lazima ukusanye habari yoyote inayohusiana na kazi ya mfanyakazi, kama vile tathmini ya utendaji.
- Fikiria kusoma tena barua yako na mfanyakazi ili kutathmini kiwango chake cha kazi na kufanya kazi. Unaweza pia kutumia tathmini ya utendaji kwa kusudi hili.
Hatua ya 4. Panga mazungumzo ya simu
Marejeleo mengi ya simu hutolewa kwa njia ya simu na utahitaji kupanga wakati unaofaa wa kuzungumza na mwajiri anayeweza kuwa mgombea. Kuweka kando kiasi cha muda cha kuzungumza juu ya mgombea kunaweza kuhakikisha kuwa unaweza kutoa kumbukumbu kamili, ya kitaalam, na chanya.
- Muulize mgombea atoe maelezo yako ya mawasiliano kwa mwajiri mtarajiwa au uulize data inayofaa kuhusu nani wa kuwasiliana na kampuni hiyo mpya.
- Hakikisha umepanga mazungumzo wakati unahisi kufurahi na sio kwa haraka ya kuhudhuria mkutano.
Hatua ya 5. Andika maandishi kwa kumbukumbu za simu
Baada ya kuamua ratiba ya mazungumzo na kukusanya habari inayofaa, andika kidogo kuhusu mgombea. Hatua hii inaweza kusaidia kuhakikisha kuwa husahau habari muhimu juu ya ustadi au tabia ya mgombea wakati wa mazungumzo.
Kwa kuwa haujui maswali ambayo mwajiri anaweza kuuliza, hakikisha unachukua maelezo juu ya mambo anuwai ya mgombea ikiwa ni pamoja na jinsi ulivyomjua na kwa muda gani, kwa uwezo gani ulifanya kazi na, na tathmini ya ustadi wake
Hatua ya 6. Jibu maswali yote kabisa na kwa uaminifu
Marejeleo ya maneno mara nyingi hukuhitaji kujibu maswali ambayo waajiri wanaouliza wanaweza kuuliza. Kuandaa maelezo na kujibu maswali ya kina na ya uaminifu kunaweza kusaidia wagombea kupata kazi.
- Hakikisha hauzidishi sifa za mtu huyo. Sio lazima useme Yeye ndiye mtu mkubwa ulimwenguni”, lakini unaweza kusema kwa makusudi" Yeye ni mmoja wa wafanyakazi / wafanyakazi bora ambao tumewahi kuwa nao."
- Tafadhali kumbuka kuwa mashaka yoyote katika jibu lako yatakupa maoni kuwa wewe ni mwaminifu.
Hatua ya 7. Tumia maneno na sentensi chanya, zinazoelezea
Unapojibu swali linalowezekana la mwajiri, hakikisha unatumia maneno ambayo humfanya mgombea aonekane anapendeza. Hatua hii itamfanya mgombea aonekane bora kuliko wagombea wengine.
- Unaweza pia kutumia vitenzi, nomino na vivumishi anuwai kuelezea mtahiniwa. Ufafanuzi wako wazi zaidi, itakuwa na uwezekano mkubwa zaidi wa kusaidia waajiri wanaoweza kufanya uamuzi sahihi.
- Kwa mfano, unaweza kusema vitu kama "Amir Priambodo ana uwezo wa kutatua shida kwa njia ya ubunifu sana," au "Anaweza kuwasilisha maoni yake wazi."
- Hakikisha unatoa habari juu ya ustadi ambao mgombea atahitaji katika kazi yake mpya.
Hatua ya 8. Epuka masomo ya kibinafsi
Ongea tu juu ya vitu vinavyohusiana na utendaji wa mgombea, kama vile ustadi wa uongozi bora au uwezo wa kusuluhisha mizozo kati ya wafanyikazi wenza. Usizungumze juu ya maisha yako ya kibinafsi kwani hiyo itafanya hivyo, na wewe, usionekane kuwa mtaalamu kwa waajiri.
- Usizungumze chochote cha kibinafsi ikiwa ni pamoja na dini, hali ya ndoa, umri au afya.
- Kutoa habari ya kibinafsi kunaweza kuhatarisha nafasi za mgombea kupata kazi. Hii inaweza kuwa haramu, kulingana na aina ya habari unayofunua.
Hatua ya 9. Maliza kumbukumbu ya maneno
Kamilisha rejeleo la maneno kupitia simu mara tu utakapojibu maswali yote ya mwajiri. Unaweza kuuliza maswali ikiwa unahisi ni muhimu au ikiwa unaweza kutoa maelezo zaidi juu ya mgombea. Hakikisha unamshukuru mwajiri anayeweza kujitolea na unapeana kutoa habari zaidi ikiwa inahitajika.
