Ijapokuwa watu mara chache hawapati nyaraka za faksi, bado unaweza kuhitaji kutuma faksi wakati fulani. Kuna sababu kadhaa ambazo watu huendelea kutuma faksi, haswa kutuma mikataba au ikiwa hawana vifaa au teknolojia inayohitajika kutuma nyaraka kwa njia nyingine. Kwa bahati nzuri, unaweza kutuma nyaraka kwa kutumia mashine ya faksi, kompyuta, na hata smartphone.
Hatua
Njia 1 ya 3: Kutumia Mashine ya Faksi
Hatua ya 1. Fanya mipangilio kwenye mashine ya faksi
Kutuma na kupokea nyaraka na mashine ya faksi, hakikisha mashine ya faksi imechomekwa na kushikamana na laini ya simu ya mezani.
- Tunapendekeza ujiandikishe kwa laini ya simu iliyojitolea ikiwa utatuma faksi mara kwa mara. Hutaweza kutumia simu na mashine ya faksi kwa wakati mmoja.
- Pia hakikisha mashine ya faksi ina toner na karatasi ikiwa unataka kupokea faksi.
- Ikiwa huna mashine ya faksi ofisini kwako au nyumbani, unaweza kukodisha moja kwenye kukodisha kompyuta au maktaba ya umma. Chaguo hili ni kamili ikiwa hutumii nyaraka mara kwa mara kwa faksi.
Hatua ya 2. Rekebisha mipangilio
Sio kila mashine ya faksi ni sawa, lakini kawaida utapewa chaguo la kurekebisha mipangilio. Soma mwongozo wa mtumiaji ili ujifunze juu ya huduma maalum zinazotolewa na mashine yako ya faksi.
- Ikiwa unataka kujua ikiwa hati hiyo ilitumwa kwa mafanikio, washa ukurasa wa uthibitisho. Ikiwa huduma hii imewezeshwa, mashine ya faksi itachapisha ukurasa baada ya kutuma faksi, ambayo ina arifa ikiwa hati hiyo ilitumwa kwa mafanikio au imeshindwa.
- Unaweza pia kuweka kichwa cha faksi, ambayo ni mstari wa maandishi ambayo itaonekana juu ya hati inayotumwa. Kawaida huwa na habari ya kimsingi juu ya mtumaji wa faksi.
- Ikiwa unapanga pia kupokea faksi, unaweza kuchagua kati ya hali ya kupokea moja kwa moja au mwongozo, ambayo inahitaji utoe idhini wakati faksi itafika.
Hatua ya 3. Andaa hati
Tumia hati za asili, sio nakala, kwa matokeo safi na rahisi kusoma.
Tumia karatasi ya kufunika juu ya ukurasa unayotaka kutuma. Karatasi ya jalada ina habari, kama vile jina la mtumaji na nambari ya faksi, jina la mpokeaji na nambari ya faksi, tarehe, na idadi ya kurasa zilizojumuishwa kwenye faksi
Hatua ya 4. Weka hati kwenye mashine ya faksi
Mashine nyingi hutoa feeder ya karatasi (mahali pa karatasi kama printa) na skrini tambarare (skrini ya flatbed) kwa wakati mmoja. Ikiwa unataka tu kutuma waraka wa ukurasa mmoja, tumia moja ya huduma hizi. Ikiwa unataka kutuma kurasa nyingi za hati, tunapendekeza utumie feeder ya karatasi.
- Unapotumia feeder ya karatasi, unaweza kupakia kurasa zote za hati mara moja. Mashine ya faksi ina ikoni ya kuonyesha ni mwelekeo upi karatasi inapaswa kukabiliwa wakati inapowekwa kwenye kipeperushi cha karatasi. Mashine zingine pia hutoa fursa ya kukagua na kutuma nyaraka nyuma na nje. Kwa hivyo angalia mwongozo wa mtumiaji ili uone ikiwa mashine yako ya faksi hutoa huduma hii.
- Unapotumia kipengee cha skrini tambarare, fungua kifuniko juu ya mashine ya faksi, na uweke hati chini chini kwenye skrini. Hakikisha umepangilia hati kulingana na mistari kwenye skrini. Baada ya hapo, funga mashine kabla ya kuendelea.
Hatua ya 5. Ingiza nambari ya faksi
Hakikisha nambari iliyoingizwa ina nambari ya eneo, nambari ya nchi, na nambari ya mpokeaji hati. Ingiza nambari kwa njia sawa na wakati unapiga nambari kupitia simu.
Hatua ya 6. Bonyeza kitufe cha "Tuma" kutuma faksi
Muda mfupi baadaye, mashine ya faksi itatuma waraka huo, na karatasi zitaanza kuingia kwenye mashine.
Kitufe cha kubonyeza mashine ya faksi kinaweza kusema "nenda" au "faksi" badala ya "tuma"
Hatua ya 7. Tafuta ujumbe wa uthibitisho
Mashine zingine za faksi zinaonyesha ujumbe kwenye skrini kuwaambia kwamba faksi ilitumwa kwa mafanikio. Ikiwa utaweka mashine ya faksi kuchapisha uthibitisho, itachapisha maelezo ya hali ya faksi uliyotuma.
Njia 2 ya 3: Kutumia Kompyuta
Hatua ya 1. Chagua programu unayotaka kutumia
Wakati wa kutuma faksi kupitia kompyuta, unaweza kutumia programu iliyosanikishwa kwenye kompyuta au kutumia huduma ya mkondoni.
- Mifumo mingine ya uendeshaji ina vifaa ambavyo vinaweza kutumiwa kutuma faksi. Kwa mfano, Windows 7 hutoa zana inayoitwa Faksi na Tambaza kutuma faksi bila kutumia mashine ya faksi.
- Kutumia programu ya kompyuta, kwanza unganisha kompyuta kwa laini ya mezani. Ikiwa hii haiwezekani, tumia tu huduma ya mkondoni.
- Baadhi ya huduma za mkondoni ambazo zinaweza kutumika ni pamoja na eFax, MyFax, na FaxZero. Huduma zingine ni bure kutumia, na zingine zinahitaji ulipe usajili au uanachama. Pia kuna huduma ambazo hutoza ada kwa kila faksi inayotumwa.
Hatua ya 2. Fungua programu inayotakiwa na unda faksi mpya
Sio kila programu ni sawa, lakini utapewa fursa ya kuunda faksi mpya ("tengeneza faksi mpya") au kitu kama hicho.
Hatua ya 3. Ambatisha hati
Ili kutuma faksi kupitia kompyuta, lazima upakie hati hiyo kwenye ujumbe. Utapata kitufe kinachosema "pakia hati" au kitu kama hicho.
- Ikiwa una hati ya elektroniki, ipate kwenye kompyuta yako na uiambatanishe na ujumbe.
- Ikiwa hati bado ni karatasi, tumia skana kuibadilisha kuwa faili ya dijiti. Ikiwa huna skana, unaweza kuchukua picha ya hati na kuitumia barua pepe au kuihamishia moja kwa moja kwenye kompyuta yako.
Hatua ya 4. Ingiza nambari ya faksi na mwili wa ujumbe
Andika ujumbe mfupi kwa mpokeaji katika nafasi iliyotolewa kwenye skrini, kama vile wakati ulipotuma barua pepe. Inafanya kazi kama karatasi ya kufunika kwa hivyo sio lazima uambatishe karatasi tofauti ya kifuniko. Lazima pia uweke nambari ya faksi ya mpokeaji kwenye uwanja wa TO.
Unaweza pia kuhitaji kuweka nambari ya uthibitisho ili kudhibitisha kuwa wewe sio roboti
Hatua ya 5. Bonyeza kitufe cha "Tuma"
Baada ya kuambatanisha hati, kuandika ujumbe, na kuingiza nambari ya faksi ya mpokeaji, bonyeza kitufe cha Tuma kumaliza kazi yako.
Njia 3 ya 3: Kutumia Simu au Ubao
Hatua ya 1. Pakua programu
Kuna programu nyingi za vidonge na simu ambazo unaweza kutumia kutuma faksi kama vile ungefanya kupitia kompyuta. Programu zingine zinaweza kupatikana bure, wakati zingine zinalipwa. Baadhi ya programu maarufu ni pamoja na Kichomaji cha Faksi, Faili Mahali Pote, na Fax ya JotNot.
Programu zingine zitakupa nambari ya faksi ya muda mfupi. Hii sio bora ikiwa unatuma na kupokea faksi mara kwa mara
Hatua ya 2. Endesha programu na uchague hati itakayotumwa
Mara baada ya programu kufunguliwa kwenye kifaa chako cha rununu, utahamasishwa kuunda faksi mpya. Jambo la kwanza kufanya ni kuchagua hati unayotaka kutuma kwa faksi.
- Ikiwa hati imehifadhiwa kwenye kifaa chako, kwa barua pepe, au kwenye huduma ya kuhifadhi wingu, kama vile DropBox, pata na upakie hati kutoka kwa programu hiyo.
- Ikiwa hati bado ni karatasi, tumia kompyuta kibao au simu kuchukua picha ya waraka huo na uiambatanishe na ujumbe.
Hatua ya 3. Ingiza nambari ya faksi na mwili wa ujumbe
Andika ujumbe ndani ya mpokeaji wa faksi, kama vile ungefanya kwenye kompyuta. Hakikisha unaingiza nambari ya faksi ya mpokeaji kwenye uwanja wa TO wa ujumbe.
Hatua ya 4. Gusa kitufe cha "Tuma"
Baada ya kuambatanisha hati, kuandika ujumbe, na kuingiza nambari ya faksi ya mpokeaji, bonyeza kitufe cha Tuma ili kutuma faksi.
Vidokezo
- Nunua printa ya kila mmoja ili uweze kutuma faksi kutoka kazini au nyumbani bila kupakua programu, kupakia nyaraka kwenye mtandao, au kununua mashine tofauti ya faksi. Walakini, bado utahitaji laini ya mezani.
- Ikiwa una akaunti ambayo hutoa huduma ya faksi mkondoni, kama vile RingCentral au eFax, tumia akaunti hiyo kutuma faksi moja kwa moja kutoka Gmail. Unachohitajika kufanya ni kuingiza nambari ya faksi ya mpokeaji ikifuatiwa na @ domainname.com kwenye uwanja wa TO. Kwa mfano, ikiwa unatumia eFax, andika [email protected].
- Mashine za faksi zinaweza kukwama na nyaraka za karatasi kushikamana. Ikiwa ndivyo ilivyo, hati lazima iwasilishwe tena.
