Memorandum ni aina ya hati inayotumika kwa mawasiliano ya ndani kati ya wafanyikazi wa kampuni. Memos ni sehemu inayopimwa wakati wa ulimwengu wa biashara ambayo, ikiandikwa kwa usahihi, inaweza kusaidia kuweka mambo inapita.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 3: Kuchagua Lugha na Umbizo
Hatua ya 1. Epuka lugha ya kawaida kupita kiasi
Kwa ujumla, lugha ya memo inapaswa kuwa wazi na rahisi, lakini ya kitaalam. Unapaswa kuepuka sauti ya kawaida ya mazungumzo kwenye memo.
- Kwa mfano, usiandike, “Halo kila mtu! Asante wema ni Ijumaa huh? Ninataka kuzungumza juu ya jambo muhimu la biashara."
- Badala yake, nenda moja kwa moja kwa uhakika, "Nataka kushiriki ripoti ya maendeleo ya Mradi Z."
Hatua ya 2. Epuka lugha ya hisia
Unapaswa pia kujaribu kutumia sauti isiyo na upande na epuka lugha ya kihemko. Jaribu kusema ukweli na ushahidi kuunga mkono madai.
- Kwa mfano, epuka madai kama, "Nadhani sisi sote tutafurahi zaidi ikiwa tutaruhusiwa kuvaa kawaida Ijumaa."
- Badala yake, tafuta habari ya kusoma kuhusu ikiwa maadili yanaongezeka wakati wafanyikazi wanaruhusiwa kuchagua nguo, na taja habari hiyo kwenye memo.
Hatua ya 3. Tumia misemo ya ishara
Ikiwa unataka kutaja ushahidi au vyanzo, hakikisha unatumia lugha inayomruhusu msomaji kujua unachofanya.
Kwa mfano, jaribu kifungu, "Kulingana na matokeo yetu, …" au "Utafiti uliokamilishwa na EPA unaonyesha kuwa…"
Hatua ya 4. Chagua mfano unaofaa na saizi ya fonti
Memos inapaswa kuwa rahisi kusoma. Kwa hivyo, epuka kutumia fonti ndogo, saizi ya kawaida ni 11 au 12.
Unapaswa pia kuchagua font rahisi, kama vile Times New Roman. Huu sio wakati wa kujaribu fonti za "kuchekesha" kama Comic Sans (unaweza kuchekwa kwa kuchagua fonti hii)
Hatua ya 5. Tumia kingo za kawaida
Kiwango cha kawaida cha kumbukumbu ya biashara ni inchi 1 au 2.54 cm, ingawa programu zingine za usindikaji wa maneno zimeandaa templeti za memo zilizo na kishindo kidogo (kwa mfano, inchi 1.25 au cm 3.18).
Hatua ya 6. Chagua nafasi moja
Memos za biashara kawaida hazitumii nafasi mbili. Ili kuweka ukurasa wa kitabu kidogo, fikiria nafasi moja, lakini ongeza nafasi kati ya aya au sehemu.
Viambishi vya aya kawaida hazihitajiki
Sehemu ya 2 ya 3: Kujiandaa Kuandika Memo ya Biashara
Hatua ya 1. Amua ikiwa memo inahitaji kutumwa
Ikiwa lazima ushiriki mambo muhimu ya biashara na watu kadhaa kwenye timu yako, ni wazo nzuri kutuma memo. Memos pia zinaweza kutumwa hata ikiwa unawasiliana tu na mtu mmoja, kwa mfano, au unataka kuweka rekodi ya mawasiliano.
- Walakini, katika hali zingine, ni bora kuzungumza moja kwa moja na mtu anayehusika.
- Kwa kuongezea, habari zingine zinaweza kuwa nyeti sana kutumwa kwa kumbukumbu.
Hatua ya 2. Tambua kusudi la kuandika memo
Yaliyomo na mipangilio ya memos hutofautiana kulingana na kusudi. Aina nyingi za memos zimeandikwa kwa sababu zifuatazo:
- Kupendekeza wazo au suluhisho. Kwa mfano, ikiwa unajua jinsi ya kutatua shida na ratiba za muda wa ziada, wazo linaweza kuandikwa kwenye kumbukumbu na kutumwa kwa bosi wako.
- Kutoa maagizo. Kwa mfano, kutuma memos pia ni njia bora ya kukabidhi jukumu kwa mkutano ambao idara yako inaandaa.
- Kwa ripoti. Unaweza pia kutuma memos kuwaarifu wenzako juu ya hafla za hivi karibuni, kuripoti sasisho kwenye mradi, kutoa ripoti za maendeleo, au kuripoti matokeo ya uchunguzi.
Hatua ya 3. Punguza mada
Labda unashughulikia miradi mingi na ujaribiwe kutuma memos kwa wenzako, wakubwa, au wateja juu ya maendeleo ya mambo. Walakini, kumbuka kuwa memos za biashara zinapaswa kuzingatia suala moja tu.
Memos inapaswa kuwa mafupi, wazi, na rahisi kwa watu wenye shughuli kusoma haraka. Kwa hivyo, usiruhusu habari muhimu kupuuzwa. Memos zinazozingatia husaidia kuhakikisha ujumbe wako unapokelewa na kueleweka
Hatua ya 4. Fikiria hadhira
Yaliyomo, mtindo na sauti ya kumbukumbu ya biashara imedhamiriwa na hadhira iliyokusudiwa. Kwa hivyo, fikiria kwa uangalifu juu ya nani atapokea memo hiyo.
Kwa mfano, kumbukumbu kwa mwenzako juu ya kupanga sherehe ya mshangao kwa mtu ofisini ni tofauti na kumbukumbu na msimamizi juu ya matokeo ya uchunguzi ambao umekuwa ukifanya kwa miezi
Sehemu ya 3 ya 3: Kutunga Memo ya Biashara
Hatua ya 1. Andika kwa hiyo
Kuna aina nyingi za mawasiliano ya biashara. Njia ya kawaida ya memos ni kuweka wazi hati hiyo.
- Kwa mfano, andika "Memo" au "Memorandum" juu ya ukurasa.
- Msimamo unaweza kuwekwa katikati au kushoto ukiwa umepangiliwa. Kwa msukumo, kagua hati za biashara ulizopokea, na unakili fomati hiyo.
Hatua ya 2. Andika kichwa
Sehemu ya kwanza ya kumbukumbu inapaswa kujumuisha vidokezo muhimu. Maelezo ya kina juu ya kila sehemu itaelezewa katika hatua inayofuata.
- KWA: andika majina na majina ya watu waliopokea kumbukumbu hiyo.
- KUTOKA: andika jina kamili na kichwa.
- DATE: andika tarehe kamili na sahihi, usisahau mwaka.
- SOMO: andika maelezo mafupi na maalum ya yaliyomo kwenye kumbukumbu.
- Kumbuka kuwa somo kawaida huonyeshwa na "Re:" au "RE:" (zote zinasimama kwa kuzingatia).
Hatua ya 3. Chagua orodha ya mpokeaji kwa uangalifu
Hakikisha unajumuisha kila mtu anayehitaji habari au maendeleo. Punguza usambazaji wa memos kwa watu ambao wanahitaji kujua.
- Kwa busara kwa biashara, sio busara kutuma memos kwa kila mtu ofisini ikiwa ni wachache tu wanaohusika au wanaohusika.
- Watu watalemewa na memos nyingi, na wanaweza kupuuza au kuruka tu kupitia memos zisizo na maana.
Hatua ya 4. Tumia majina sahihi na majina na vyeo kwa watu walio kwenye orodha ya wapokeaji
Ingawa wewe na bosi wako mmefahamiana kila siku, ni bora kuweka barua zilizoandikwa rasmi. Kwa mfano, labda unamsalimu bosi wako kwa jina tu wakati unakutana kwenye barabara ya ukumbi wa ofisi, lakini kwa memos, msalimie na "Bi Riana" au "Dr. Riana ".
Kumbuka kwamba habari unayoandika imekusudiwa kila mtu kwenye orodha ya wapokeaji. Kwa hivyo, andika jina kamili na kichwa
Hatua ya 5. Tafuta jina la mtu unayemzungumzia kwenye kumbukumbu ya nje
Ikiwa unatuma memo kwa mtu nje ya ofisi, ni muhimu kufafanua salamu inayofaa. Chukua muda wa kutafuta wasifu unaoulizwa, habari za kibinafsi kawaida huelezewa kwenye wavuti ya kampuni yao.
- Kwa mfano, una shaka kama shahada hiyo ni PhD. Ikiwa ndio, kwa ujumla salamu sahihi ni Dk. X
- Je! Ana msimamo gani? Je! Ni naibu mkurugenzi au mkuu? Ikiwa ndivyo, hakikisha umetaja kwenye kumbukumbu.
Hatua ya 6. Andika mada kwa uangalifu
Hakikisha mada ni fupi, wazi, na sio ya jumla sana.
- Kwa mfano, somo la "Biashara Mpya" linaonekana kuwa wazi, na ikiwa mtu anatafuta faili wiki au siku zijazo, anaweza kuwa na wakati mgumu kuamua ni yapi ya memos yako.
- Somo bora lingekuwa kitu kama hiki, "Ripoti ya Uchunguzi wa Upanuzi wa Wateja ya Wateja".
Hatua ya 7. Fikiria kuruka salamu
Uko huru kuchagua ikiwa unataka kuanza ujumbe na salamu, kama vile "Mpendwa. Bi Wardani”au“Mpendwa. Wenzake. " Walakini, kumbuka kuwa salamu hazitarajiwa katika kumbukumbu ya biashara.
Memos ni njia ya haraka na nzuri ya kufikisha habari muhimu, na hadhira inajua wazi ni nani aliyepokea na kutuma maandishi
Hatua ya 8. Tunga utangulizi
Eleza kusudi lako la kuandika na kutuma memo.
Kwa mfano, "Ninawajulisha kwamba…". Utangulizi unapaswa kutoa muhtasari wa yaliyomo kwenye memo
Hatua ya 9. Weka utangulizi mfupi
Hakuna haja ya kutoa maelezo yote na / au ushahidi katika sehemu ya kwanza.
Sentensi chache au aya fupi itatosha
Hatua ya 10. Fafanua mipangilio ya mwili wa memo
Baada ya utangulizi, kumbukumbu ya biashara kawaida hujumuisha aya mbili hadi nne za nyongeza kabla ya hitimisho. Yaliyomo na mipangilio inategemea mada.
Kwa mfano, unaweza kupanga habari kwa umuhimu. Au, ikiwa unaelezea mchakato, gawanya mwili wa kumbukumbu ili ulingane na hatua za mchakato
Hatua ya 11. Amua ikiwa unataka kujumuisha manukuu
Memos za biashara zinapaswa kuwa na sehemu wazi. Kawaida memos za biashara hugawanywa wazi ili mpokeaji aweze kusoma na kuchimba habari kwa urahisi. Unaweza kuwasaidia kuelewa alama za risasi kwa kuweka alama kwenye vifungu.
Hatua ya 12. Andika kichwa kidogo
Hakikisha umakini wa kila kifungu ni wazi kwa mpokeaji.
Kwa mfano, ingiza vifungu vifuatavyo unapoandika kumbukumbu kuhusu hoja ya ofisi iliyopangwa: "Mahali Pya pa Ofisi yetu Kuu", "Maagizo Muhimu kwa Vifaa vya Ofisi", na "Ratiba ya Kukamilisha Ofisi"
Hatua ya 13. Jumuisha sentensi ya mada katika aya kuu
Sentensi ya kwanza ya kila kifungu au aya inapaswa kuwasilisha hoja kuu ya sehemu hiyo.
Kila aya au sehemu ya kumbukumbu inapaswa kuzingatia wazo moja tu
Hatua ya 14. Fikiria kutumia vidokezo vya risasi
Ikiwa unataka kuonyesha alama muhimu, vidokezo vya risasi au orodha zinaweza kusaidia sana. Muundo huu unahimiza wasomaji kuzingatia vidokezo muhimu na huwasaidia kusoma memo haraka na kwa ufanisi.
Hatua ya 15. Weka muhtasari mfupi
Kwa ujumla, memos za biashara hazizidi kurasa moja hadi mbili.
Kikomo cha ukurasa wa kawaida kwa ujumla ni hati zilizo na nafasi moja bila mistari ya ziada kati ya sehemu
Hatua ya 16. Amua ikiwa unahitaji aya ya muhtasari
Kwa ujumla, memos hazihitaji muhtasari, haswa ikiwa zina urefu wa chini ya ukurasa mmoja.
Walakini, ikiwa habari iliyoelezewa ni ngumu, au ikiwa memo ni ndefu kuliko kawaida, inasaidia kupata muhtasari wa vidokezo muhimu
Hatua ya 17. Ingiza sehemu ya kumaliza au aya
Hata ikiwa hauitaji memo ya muhtasari, bado unapaswa kuimaliza na sentensi ya kufunga. Fikiria yafuatayo:
- Je! Ujumbe wa msingi wa memo ni upi? Je! Unataka mpokeaji afanye kitu? Je! Hawana budi kujibu kabla ya siku yoyote? Ikiwa ndio, sema wazi.
- Ikiwa hakuna hatua inahitajika, jumuisha sentensi rahisi ya kufunga, kama vile "Nitafurahi kujadili zaidi" au "Tafadhali wasiliana nami na shida yoyote au maswali".
Hatua ya 18. Saini ikiwa unataka
Kwa ujumla hakuna haja ya kuongeza jina au saini mwishoni mwa memo. Walakini, kumbuka kuwa ni salama kufuata mifano mingine ya memos kwenye uwanja wako.
- Iwapo nyingine zitaisha rasmi (kwa mfano, "Waaminifu, Dk. Sari), fuata mfano.
- Ingawa haiitaji saini, huenda ukahitaji kujumuisha hati zako za mwanzo mwisho wa waraka.
Hatua ya 19. Sema ikiwa kuna viambatisho vyovyote
Ikiwa memo pia inajumuisha viambatisho, kama vile meza, grafu, au ripoti, hakikisha unataja viambatisho mwishoni mwa memo. Kwa mfano, "Imeambatanishwa: Jedwali 1".
- Unapaswa pia kutaja kiambatisho kwenye mwili wa kumbukumbu.
- Kwa mfano, kwa memo kuwaarifu wafanyikazi juu ya hoja ya ofisi iliyokaribia, unaweza kuandika habari kama ifuatayo, "Tunakusudia kukamilisha mchakato wa kusonga mwishoni mwa robo hii. Angalia Jedwali 1 lililoambatishwa kwa ratiba ya kina zaidi.”
Hatua ya 20. Soma memo iliyoandikwa kwa uangalifu tena
Kabla ya kutuma, soma tena na usahihishe. Hakikisha kwamba sarufi ya sentensi hiyo ni sahihi, kwamba hakuna mispellation au matumizi ya alama za uandishi, na kwamba yaliyomo ni rahisi kueleweka.
- Fikiria kuahirisha utoaji baada ya marekebisho ya kwanza ikiwa wakati sio suala. Ukisoma tena memo saa moja au mbili baadaye, unaweza kupata makosa ambayo mwanzoni yalipuuzwa.
- Ikiwa kumbukumbu ina habari nyeti, angalia sera za kampuni ili uone ni nani anayeweza kukuhakiki kumbukumbu hiyo na kutoa idhini ya mwisho ya yaliyomo.
