Ikiwa unamiliki biashara, huenda ukahitaji kuandika barua kwa wateja. Unaweza kuandika kitu kuwajulisha wateja kuhusu hafla mpya au utaalam, au unaweza kujibu malalamiko ya wateja kwa niaba ya kampuni. Bila kujali sababu ya barua hiyo, unapaswa kudumisha mtindo wa kitaalam kila wakati.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 2: Kuunda Barua ya Biashara
Hatua ya 1. Tumia barua ya taaluma
Barua ya biashara itakuwa uwakilishi wa kampuni yako. Kwa hivyo lazima ionekane tofauti na ya hali ya juu. Barua ya biashara inapaswa pia kuwa na nembo ya kampuni yako au chapa.
Unaweza kuunda kichwa cha barua ukitumia sampuli za rangi zilizotanguliwa za barua kwenye Microsoft Word. Hakikisha kutumia nembo au chapa iliyo kwenye barua
Hatua ya 2. Fungua programu ya kusindika neno
Unapaswa kuandika barua za biashara kila wakati kwenye kompyuta.
- Unda hati mpya na uweke mpaka wa sentimita 2.5 kwenye hati.
- Tumia aina ya maandishi ya serif kama vile Times New Roman, Georgia au Ariel. Hakikisha kutumia kila saizi ya font ambayo sio kubwa kuliko alama 12, na sio ndogo kuliko alama 10. Barua ya biashara inapaswa kuwa rahisi kusoma kwa sababu ya uteuzi wa font au saizi ya fonti.
- Hakikisha hati imewekwa kwenye nafasi moja.
Hatua ya 3. Kurekebisha sura ya vitalu
Fomu ya kuzuia ni muundo wa kawaida unaotumiwa katika barua za biashara. Fomu hii pia ni rahisi kuanzisha na kufuata. Kila kichwa lazima kiwe sawa na lazima kuwe na nafasi moja kati ya kila kichwa. Kuanzia chini ya hati, barua yako ya biashara inapaswa kuwa na vichwa vifuatavyo:
- Tarehe ya leo, au tarehe uliyotuma barua hiyo. Tarehe ni muhimu kwa sababu inaweza kutumika kama noti yako na barua ya mpokeaji. Kwa kuongeza, tarehe zinaweza pia kuwa na matumizi ya kisheria. Kwa hivyo hakikisha tarehe ni sahihi.
- Rudisha anwani. Sehemu hii ina anwani yako iliyoumbizwa kwa mtindo wa kawaida wa anwani. Ikiwa anwani yako iko tayari kwenye kichwa cha barua, unaweza kuruka sehemu hii.
- Anwani kwa ndani. Sehemu hii ina jina na anwani ya mtu aliyepokea barua hiyo. Matumizi ya neno Mr / Bi ni hiari. Kwa hivyo, kwa mfano, ikiwa uliandika barua kwa Nina Marlina, unaweza kuandika Bi. kwa jina lake ikiwa haujui hali yake ya ndoa ni nini.
- Salamu. Salamu zinaweza kutumia maneno "Ndugu Bi Marlina" au "Mpendwa Nina Marlina". Ikiwa haujui ni nani atakayesoma barua hiyo, tumia neno "Waaminifu." Unaweza pia kutumia "Kwa Vyama Vinavutiwa", lakini kama njia ya mwisho ikiwa haujui watazamaji wako ni nani.
- Mwili wa barua. Tutazungumzia hili zaidi katika sehemu inayofuata ya nakala hiyo.
- Barua ya kifuniko, na saini. Unaweza kutumia maneno "Waaminifu", au "Salamu".
Sehemu ya 2 ya 2: Kuandika Barua ya Biashara
Hatua ya 1. Tambua hadhira yako
Mtindo wa barua hiyo inapaswa kubaki mtaalamu kila wakati, bila kujali watazamaji ni nani. Walakini, unaweza kurekebisha lugha yako au uchaguzi wa maneno kulingana na mtu ambaye atapokea barua yako. Ikiwa unaandikia idara ya rasilimali watu katika kampuni nyingine, unaweza kuhitaji kutumia lugha rasmi zaidi. Lakini ikiwa unaandikia mteja maalum, unaweza kutumia lugha isiyo rasmi au ya kawaida.
- Kutambua hadhira yako pia inamaanisha kuwa utazuia mkanganyiko katika hadhira yako. Epuka kutumia maneno ambayo wasomaji wako hawataelewa. Wateja labda hawajui vifupisho vilivyotumiwa kwa mpango wa nafasi ya kampuni yako, kwa mfano, epuka kuzitumia kwa barua.
- Sheria ya kwanza ya kuandika barua nzuri ya biashara ni kwamba inapaswa kuwa wazi, fupi, na adabu.
Hatua ya 2. Eleza madhumuni ya barua katika mstari wa kwanza
Fikiria kusudi la barua hiyo. Je! Ni kuwaruhusu wateja kujua kuhusu eneo lako jipya katika sehemu mpya ya mji? Je! Ni kuwakumbusha wateja wa bili au mizani ambayo haijalipwa? Au kujibu malalamiko ya wateja? Ukiwa na lengo hili akilini, andika mstari wa kwanza ambao unamruhusu msomaji kujua mara moja barua hiyo inahusu nini. Usiandike kusudi la barua hiyo ambayo haijulikani. Nenda moja kwa moja kwa uhakika.
- Anza kwa kutumia "I" ikiwa unaelezea maoni yako kama mmiliki wa biashara. Tumia "sisi" ikiwa unaandika kwa niaba ya kampuni au shirika.
- Zingatia taarifa za moja kwa moja kama vile: "Kwa barua hii tunakujulisha" au "Kwa barua hii tunauliza." Unaweza pia kutumia taarifa ya "I" ikiwa unaandika barua kama mmiliki wa biashara. Kwa mfano: "Niliwasiliana na wewe kwa sababu" au "Hivi majuzi nilisikia kuhusu … na ninataka kujua zaidi kuhusu …"
- Kwa mfano, ikiwa wewe (mmiliki wa biashara) uliandika kwa Nina Marlina juu ya bili ambayo haijalipwa tangu mwezi uliopita, anza barua na: "Niliwasiliana na wewe kwa sababu una salio ambalo halijalipwa katika akaunti yako tangu Machi 2015."
- Au, ikiwa wewe ni mfanyakazi katika kampuni na unaandika kujibu malalamiko ya wateja juu ya mpango wa nafasi ya kampuni, anza barua na: "Tumepokea malalamiko yako juu ya mpango wetu wa nafasi ya Mars."
- Ikiwa unaandika barua kuwajulisha wasomaji kuwa walishinda shindano, au kwamba wana nafasi katika programu ya kuhitimu, anza na kifungu kama: "Nimefurahi kukuambia kuwa …" au "Sisi Ninapenda kukuambia kuwa … ".
- Ikiwa unasema habari mbaya, anza na kifungu kama: "Ni kwa moyo mzito ndio tunakuambia hiyo …". Au, "Baada ya kuzingatia kwa uangalifu, nimeamua kut …".
Hatua ya 3. Tumia sentensi zinazotumika, sio za kutazama tu
Tunatumia sauti ya kupita wakati wote katika hotuba ya kawaida. Lakini sauti ya kupita inaweza kufanya maandishi yako yaonekane ya kuchakaa au ya kutatanisha. Sentensi zinazotumika zinafaa zaidi katika barua za biashara kwa sababu zinaonyesha mtindo wa lugha wenye uthubutu zaidi.
- Mfano wa sentensi tu ni: "Ni malalamiko gani ninayoweza kukushughulikia?" Mada ya sentensi, ambayo ni mteja ("wewe"), huonekana mwishoni mwa sentensi, sio mwanzoni mwa sentensi.
- Mfano wa sentensi inayotumika itakuwa: "Ninaweza kufanya nini kushughulikia malalamiko yako?" Toleo hili la sentensi, kwa sauti inayotumika, ni wazi zaidi na rahisi kuelewa kwa msomaji.
- Kutumia sauti ya kimya inaweza kuwa njia nzuri ya kufikisha ujumbe wako bila kuvuta maoni mabaya au mabaya. Lakini tumia sauti ya kupita tu katika kesi hii. Kwa ujumla, sauti inayofanya kazi ni nzuri zaidi katika barua ya biashara.
Hatua ya 4. Rejea hafla zilizopita au mawasiliano ya hapo awali na wasomaji, ikiwa ipo
Labda uliwasiliana na Nina Marlina mapema mwezi uliopita na onyo juu ya bili yake ambayo hajalipwa. Au labda wateja wameelezea kusikitishwa kwao na mpango wa nafasi mwezi uliopita kwenye mkutano. Ikiwa umewahi kuwasiliana na wasomaji hapo awali, sema hiyo. Hii itakumbusha msomaji wa anwani zako za hapo awali na kufanya barua ya biashara iwe ya haraka zaidi na muhimu.
Tumia misemo kama: "Kulingana na barua yangu ya awali kuhusu bili yako ambayo haijalipwa …" au "Asante kwa malipo yako mnamo Machi." Au "Kusikia shida zako na mpango wa nafasi kwenye mkutano mnamo Mei ilikuwa muhimu sana."
Hatua ya 5. Fanya ombi au toa msaada
Onyesha mtindo mzuri wa lugha kwa msomaji kwa kufanya ombi la heshima au kutoa msaada kwa njia ya uhusiano wa kufanya kazi.
- Wacha tuseme wewe ni mmiliki wa biashara unajaribu kuwafanya wateja walipe bili. Tumia misemo kama vile: "Ninashukuru uangalifu wako wa haraka kwa muswada wako ambao haujalipwa."
- Tuseme unaandika kwa niaba ya kampuni yako. Tumia misemo kama: "Tungependa kupanga mkutano wa ana kwa ana na wewe na mkuu wetu wa Rasilimali Watu."
- Unapaswa pia kutoa kujibu maswali yoyote au wasiwasi wasomaji wanaweza kuwa nao. Tumia misemo kama: "Ningefurahi kujibu maswali yoyote au wasiwasi ambao unaweza kuwa nao juu ya malipo yako" Au, "Je! Ungependa tukupe maelezo zaidi juu ya mpango huu?"
Hatua ya 6. Fupisha barua hiyo
Ongeza simu kwa hatua, kwa upande wako, au kwa msomaji. Ombi hili linaweza kuwa ombi la malipo kwa tarehe maalum, au barua kuhusu kuanzisha mkutano rasmi na msomaji.
- Ongeza sentensi kuwasiliana na mpokeaji wa barua hiyo hapo baadaye. "Natarajia kukuona kwenye mkutano wa bajeti wiki ijayo." Au "Ninatarajia kuzungumzia hii zaidi na wewe wakati wa kutembelea makao makuu yetu."
- Rekodi hati zozote ulizojumuisha na barua yako. Ongeza misemo kama "Mashtaka ambayo hayajalipwa" au "Imeambatanisha nakala ya mpango wetu wa ugani wa nafasi."
- Maliza barua kwa kifungu cha kufunga. Tumia "Waaminifu" au "Waaminifu" kwa mteja au mteja.
- Tumia "Salamu" kwa barua rasmi kwa watu ambao hawajui kabisa.
- Tumia tu "Salamu" au "Dhati" ikiwa unaandikia mtu unayemjua vizuri au una uhusiano wa kufanya kazi naye.
Hatua ya 7. Sahihisha barua
Uumbuaji na uandishi wote kwa uangalifu huenda ukipotea ikiwa barua imejazwa na makosa ya tahajia!
- Tafuta kila sentensi inayotumia sauti ya kijinga, na jaribu kubadilisha sentensi kuwa sentensi inayotumika.
- Zingatia sentensi yoyote ambayo ni ndefu sana au haijulikani na ya moja kwa moja. Katika barua za biashara, chini kawaida ni bora, kwa hivyo punguza urefu wa sentensi yako ikiwezekana.
