Watu wengine wanaweza kuhisi kukwama wakati wa kuandika barua pepe kwa huduma kwa wateja (huduma kwa wateja). Jinsi ya kuandika barua kwa njia ya barua pepe kwa sababu kawaida mawasiliano hufanywa kwenye karatasi? Je! Ni sheria na itifaki gani za kuwasiliana na huduma kwa wateja? Wakati kuandika barua pepe kwa huduma ya mteja inapaswa kulengwa na tasnia, mkoa, na utamaduni wa kitengo cha biashara unachowasiliana nacho, kuna miongozo ya kimsingi ya kuandika barua inayofaa ya huduma ya wateja.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 3: Pitia Tovuti ya Kampuni
Hatua ya 1. Pata majibu
Kabla ya kuanza kuandika barua pepe kwa idara ya huduma kwa wateja wa kampuni, ni wazo nzuri kujua ikiwa jibu unalotaka tayari liko kwenye wavuti ya kampuni. Maswali sare ambayo wateja huuliza kampuni kawaida hufupishwa katika Maswali Yanayoulizwa Mara kwa Mara aka maswali yanayoulizwa mara kwa mara) na kurasa za msaada.
Kawaida, ukurasa huu unaweza kupatikana kupitia wavuti ya kampuni. Jaribu kusogeza hadi chini ya wavuti ya kampuni na kubofya viungo ambavyo vinasema "Wasiliana Nasi" au "Msaada" na "Huduma ya Wateja"
Hatua ya 2. Tafuta ukurasa wa msaada kwa mteja
Ikiwa hautapata kiunga cha huduma kwa wateja chini ya wavuti, jaribu kutumia kisanduku cha utaftaji. Kawaida, kwenye ukurasa wa wavuti kuna sanduku ambalo linaweza kujazwa na maandishi na ina ishara ya glasi inayokuza. Andika katika "huduma kwa wateja" au "wasiliana" na ubonyeze kuingia.
-
Kawaida kampuni huweka sanduku la maandishi kwenye ukurasa wa "Wasiliana Nasi" ambao wateja wanaweza kutumia kuandika malalamiko yao au maoni na kisha kuyatuma kwa huduma ya wateja kama barua pepe.
Angalia ukurasa huu ili kuhakikisha kuwa nakala ya barua pepe hiyo itatumwa kwako. Ikiwa sivyo, tafuta anwani ya barua pepe ya kampuni kwenye wavuti ya kampuni na uitume kwa akaunti yako ya barua pepe ya kibinafsi. Kwa njia hii, unaweza kuhifadhi nakala ya barua pepe unayotuma
Hatua ya 3. Tumia mwambaa wa utaftaji
Jaribu kupata jibu la swali lako kwanza kwa kuingiza maneno muhimu yanayohusiana na swali lako kwenye sanduku la utaftaji (kisanduku unachotumia kupata anwani za barua pepe za kampuni). Kwa njia hiyo, unaweza kutatua shida bila kutuma barua pepe kwa huduma ya wateja.
- Hii ni muhimu ili uonekane nadhifu na ujenge heshima wakati hatimaye itakubidi utume barua pepe. Ikiwa majibu ya maswali yako tayari yameelezewa kwenye wavuti, timu ya huduma ya wateja itakuona umeharibiwa na uvivu. Kama matokeo, barua pepe zako hazichukuliwi kwa uzito.
- Pia angalia sehemu ya Maswali Yanayoulizwa Sana. Maswali yanayoulizwa mara nyingi hujibiwa kwa njia ya Maswali yanayoulizwa Mara kwa Mara. Hii ndio sababu tovuti nyingi zina ukurasa huu. Shukrani kwa ukurasa huu, idadi ya barua pepe ambazo huenda kwa huduma kwa wateja zimepunguzwa sana.
Hatua ya 4. Pitia sera za kampuni
Ikiwa huwezi kupata jibu la swali lako kwenye ukurasa wa utaftaji au Maswali Yanayoulizwa Sana, tunapendekeza kutembelea ukurasa wa "Kuhusu sisi" au ukurasa wa sera ya kurudi. Tembeza hadi chini ya wavuti na angalia viungo. Tafuta viungo ambavyo vinajibu maswali yako: Kuhusu sisi, Kielelezo, Kadi ya Mkopo, Upatikanaji wa Bidhaa, Sera ya Kurudisha, Sera ya Faragha, Masharti ya Matumizi, na kadhalika.
Hata ikiwa hautapata majibu kwenye kurasa hizi, bado utapata habari ambayo inaweza kuwa na faida ikiwa utaishia kutuma barua pepe kwa huduma ya wateja
Sehemu ya 2 ya 3: Kuandika Barua pepe
Hatua ya 1. Amua ikiwa barua pepe yako ni malalamiko au pongezi
Barua pepe zinazotumwa kwa huduma ya wateja sio tu malalamiko au maswali. Labda, unataka kunishukuru kwa huduma nzuri. Kampuni nyingi hupenda kupokea barua pepe nzuri kama hii.
Kwa kweli, wakati mwingine malalamiko yatajibiwa haraka zaidi na moja kwa moja ikiwa yanawasilishwa kwa simu badala ya barua pepe. Barua pepe ni nzuri kwa kuonyesha shukrani au kuuliza maswali ambayo hayapaswi kujibiwa mara moja. Ikiwa shida yako inahitaji kutatuliwa haraka iwezekanavyo, tunapendekeza uwasiliane na huduma kwa wateja kwa simu
Hatua ya 2. Andika kichwa wazi cha barua
Hakikisha kichwa chako kina maana na kwa uhakika. Lengo lako ni kuunda kichwa cha habari ambacho huvutia kwa urahisi timu ya huduma kwa wateja ili ipate jibu la haraka. Unda kichwa kifupi, uwe na kiini cha barua pepe, na uliza jibu.
Kwa mfano, "Juu-up Imeshindwa-Tafadhali Jibu"
Hatua ya 3. Anza na salamu
Mara tu baada ya kuandika jina dhabiti la barua pepe, msalimie mwakilishi wa huduma ya wateja. Salamu ni muhimu sana katika mawasiliano ili kudumisha adabu. Unaweza tu kuandika "Ndugu Timu ya Huduma ya Wateja."
- Jaribu kujumuisha jina katika salamu yako. Kampuni ndogo zinaweza kujumuisha jina la mtu anayehudumu kama mwakilishi wa huduma ya wateja wa kampuni. Tumia fursa hii kuunda barua pepe ya kibinafsi na ya kirafiki.
- Unaweza kumaliza salamu kwa koma au koloni. Kwa mfano "Mpendwa mwakilishi wa huduma ya wateja," AU "Mpendwa mwakilishi wa huduma ya wateja:"
Hatua ya 4. Tumia uandishi wa kawaida wa barua
Dumisha heshima kwa wawakilishi wa huduma kwa wateja kwa kutumia mazoea ya kawaida ya uandishi wa barua. Usiandike tu kwa herufi kubwa, faragha, au fonti za hati. Tumia tu uakifishaji wa kawaida, tahajia, na mtaji wakati wa kuandika barua. Kwa njia hii, barua pepe yako itachukuliwa kwa uzito.
Hatua ya 5. Dumisha adabu yako kwa kuandika barua
Tumia sauti ya heshima, hata ikiwa unaelezea malalamiko au kuchanganyikiwa. Hali yako kama mteja itathaminiwa zaidi na kujibiwa kwa adabu zaidi.
Hatua ya 6. Jitambue
Baada ya kusalimiana na mwakilishi wa huduma kwa wateja, jitambulishe. Toa jina lako na ueleze hadhi ya mteja wako (kwa mfano mteja mpya au mteja anayerudia). Wawakilishi wa huduma ya wateja watataka kudumisha uaminifu wako. Pale inapofaa, fichua eneo lako la kijiografia (k.m bidhaa za nje au huduma).
Hatua ya 7. Kuwa maalum
Tumia maneno maalum katika barua pepe yako. Epuka kuandika "bidhaa yangu", na ueleze bidhaa au huduma kwa undani na kwanini umetuma barua pepe hiyo. Eleza tukio husika ili mwakilishi wa huduma ya wateja aweze kutambua shida. Kutoa habari wazi mwanzoni mwa barua kutazuia mazungumzo marefu ya barua pepe.
- Tumia URL ya bidhaa (ikiwa inafaa). Kwa hivyo, mwakilishi wa huduma ya wateja anaweza kuelewa mara moja bidhaa inayokusudiwa.
- Jumuisha kitambulisho chako cha uhifadhi na wawakilishi wa huduma kwa wateja wataiuliza. Kupitia nambari hii ya kitambulisho, agizo lako linafuatiliwa na kusimamiwa katika mfumo.
Hatua ya 8. Uliza maswali wazi
Nenda moja kwa moja kwa uhakika unapotunga barua pepe yako. Baada ya kusema hodi na kujitambulisha, anza aya mpya kwa kuandika shida yako au sababu ya kutuma barua pepe, kwa kutumia lugha maalum iliyoelezwa hapo juu.
Uliza tu kile unataka kujua. Ikiwa una aibu kuuliza, ondoa hisia hizo kutoka kwa barua pepe mara moja. Ikiwa unataka kupata bidhaa mpya badala ya bidhaa yenye kasoro, sema wazi
Hatua ya 9. Andika aya fupi
Hakikisha aya zako sio ndefu. Ni wazo nzuri kuwa na sentensi moja tu, mbili, au kwa sentensi tatu katika aya kwa usomaji rahisi. Pia inaruhusu wawakilishi wa huduma ya wateja kukagua haraka barua pepe na kuamua vipaumbele vyao. Ikiwa ina maandishi mengi, barua pepe yako itapewa kipaumbele cha chini zaidi kwa sababu mwakilishi wa huduma ya wateja hana wakati wa kuisoma yote.
Hatua ya 10. Funga barua na saini
Maliza barua pepe kwa sentensi inayofupisha ombi lako au pongezi, ikifuatiwa na salamu. Unaweza kufunga barua na "Waaminifu," lakini unaweza kuacha salamu yako na saini ya barua pepe. Unaweza pia kuelezea kukimbilia kwako kwa kusema "Natumai ninaweza kurudi kwenye barua pepe hii hivi karibuni," au kitu kama hicho,
Saini ya barua pepe ni maandishi mafupi yaliyo na jina lako, kazi, na habari ya mawasiliano. Unaweza kuweka saini ya barua pepe katika chaguzi za mipangilio ya barua pepe ili iweze kuonekana kila wakati unapotuma ujumbe mpya
Hatua ya 11. Usijumuishe viambatisho
Jaribu kupakia viambatisho kwenye barua pepe ambazo hutumwa kwa mtu wa kwanza. Tovuti nyingi zina vichungi vya barua taka ambavyo vinapeana kipaumbele barua pepe zilizoambatanishwa ili barua pepe zako zipelekwe kwenye sanduku la barua taka kabla ya kusomwa.
- Kwa kweli, lazima ujumuishe kiambatisho ikiwa unawasilisha barua ya ombi la kazi na unaulizwa kuambatanisha wasifu wako kwenye hati ya Neno.
- Usijumuishe majina ya watumiaji, nywila, au maelezo ya kadi ya mkopo / malipo.
Hatua ya 12. Soma tena na uangalie kabla ya kutuma barua
Ikiwa barua pepe imeandikwa, usibonyeze kitufe cha kutuma (tuma) mara moja. Unapaswa kukagua barua yako na uhakikishe kuwa hakuna typos ndani yake. Hata kama unaandika barua pepe yako kwa kutumia simu mahiri, laini "iliyotumwa kutoka kwa iPhone yangu" sio kisingizio cha makosa ya sarufi na uakifishaji ili kuifanya barua yako ionekane kuwa ya kitaalam zaidi.
Hatua ya 13. Fuatilia
Ikiwa hautapokea jibu la barua pepe kwa siku kadhaa, kuna uwezekano mkubwa kwamba barua pepe ilipitia kichujio cha barua taka au imekwama chini ya kikasha chako. Tuma barua pepe mpya ambayo inakera ile yako ya zamani na uulize ikiwa imepokelewa.
Sehemu ya 3 ya 3: Kudumisha adabu
Hatua ya 1. Tumia sarufi sahihi na tahajia
Bila kutambua, sehemu moja ya kudumisha adabu katika mawasiliano ni matumizi ya sarufi nzuri na sahihi na tahajia. Mawasiliano mazuri yataonyesha heshima kwa mpokeaji wa barua pepe na kuonyesha kuwa wewe ni mtu mwenye adabu.
Hatua ya 2. Onyesha elimu yako na maarifa
Usichukue kama mtaalam, lakini onyesha busara zako na msamiati mzuri. Pia, ikiwa umevinjari wavuti ya kampuni na kusoma sera zao, eleza hii kwenye barua na pia sema kuwa haukuweza kupata jibu la shida yako.
Hatua ya 3. Usitanie
Barua zinazotumwa kwa timu ya huduma kwa wateja zinapaswa kuchukuliwa kwa uzito, angalau katika mawasiliano ya kwanza. Kwa hivyo, utani na utani haupaswi kuingizwa kwenye barua. Utani utazingatiwa kuwa mbaya na inapaswa kuepukwa wakati wa kushughulika na aina yoyote ya biashara.
Ikiwa umekuwa ukiwasiliana mara kwa mara na wawakilishi wa huduma ya wateja kupitia barua pepe, jisikie huru kufanya mzaha karibu kidogo kwani nyinyi tayari mmefahamiana
Hatua ya 4. Jieleze bila kuwa mkali
Hata ukikasirika na bidhaa au huduma iliyotolewa, kukasirika kwa barua pepe hakutasuluhisha shida. Wasiliana na wasiwasi wako kwa heshima na adabu ili washughulikiwe vyema bila kutuma barua pepe isiyo na adabu.
Usisahau kwamba huwezi kuelezea hisia kupitia uandishi. Ikiwa umekata tamaa sana na unahitaji umakini wa haraka, ni bora kutoa malalamiko kwa simu kwa sababu ni bora zaidi
Hatua ya 5. Eleza uaminifu wako na shukrani
Mwishowe, onyesha jinsi wewe ni mwaminifu kwa kampuni na jinsi unavyoshukuru kwa huduma iliyotolewa ili mwakilishi wa huduma ya wateja athamini barua pepe yako na ajibu haraka zaidi.
