Katika maisha ya leo yenye shughuli nyingi, kila saa ya siku inapaswa kutumiwa vizuri. Ili kutumia vizuri wakati wako, lazima ufanye kazi haraka na kwa ufanisi zaidi wakati unadumisha ubora wa hali ya juu. Nakala hii ina mapendekezo ili uweze kufanya kazi haraka, zaidi, na bora kazini au nyumbani kumaliza kazi ya nyumbani au kufanya kazi za kila siku.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 3: Kufanya Mpango
Hatua ya 1. Fanya mpango wa kila siku
Njia bora ya kufanya kazi haraka na bora ni kufanya mpango kabla ya kuanza.
- Fanya mpango wa shughuli za jioni, andaa vitabu na vifaa vya kujifunzia, au upange ratiba ya kazi ambazo zinahitajika kufanywa ili uweze kufanya kazi siku inayofuata.
- Fuatilia mipango yako ya kila siku kwa kutumia daftari, kifaa cha dijiti, au kitabu cha ajenda. Badala ya kutoa ahadi kwa kukariri, itakuwa rahisi kwako kukumbuka na kumaliza kazi kwa kuandika maelezo.
- Kurekodi mpango wa shughuli za kila siku pia kunaweza kukuokoa kutoka kwa ratiba yenye shughuli nyingi na mzigo mzito sana wa kazi. Ni vizuri kuwa na tamaa, lakini pia lazima uwe na uwezo wa kupanga mipango halisi ndani ya uwezo wako.
Hatua ya 2. Amua juu ya mada ya kila siku
Ikiwa unapata shida kudhibiti wakati kwa sababu ya kazi nyingi zinazosubiri au hata kurundika, jaribu kuweka mandhari ya shughuli za kila siku ili uweze kuzifanya moja kwa moja kwa umakini zaidi.
- Ikiwa wewe ni mwanafunzi, tumia siku maalum kusoma somo maalum. Kwa mfano, panga Jumatatu kukamilisha kazi yako ya kusoma sayansi kwa wiki na Jumanne kusoma hesabu.
- Ikiwa unafanya kazi ofisini, tenga siku fulani kwa majukumu fulani. Kwa mfano, fanya kazi za kiutawala Jumatatu na uzingatia kumaliza miradi ya ubunifu mnamo Jumanne.
Hatua ya 3. Gawanya wakati wa kufanya kazi kila siku kwa masaa
Panga kazi yako kwa kadri uwezavyo kwa kuunda ratiba ya kila siku kulingana na masaa na kumaliza kazi kulingana na ratiba uliyoweka.
- Kwa mfano, unaweza kutumia masaa yako ya kwanza ya biashara kujibu barua pepe na kujibu simu.
- Weka kengele chache kukukumbusha kuwa ni wakati wako kufanya kazi zingine na kukufanya ufanye kazi kwa siku nzima.
- Unaweza pia kutumia mapumziko yako ya chakula cha mchana kama wakati wa kazi, haswa ikiwa unachukua kompyuta yako kula. Unaweza kutumia wakati huu kufanya vitu viwili kwa wakati mmoja, soma barua pepe wakati wa chakula cha mchana!
Hatua ya 4. Jifunze jinsi ya kufanya shughuli kadhaa kwa wakati mmoja
Hii inaweza kuwa upanga-kuwili ambao utakusaidia kumaliza majukumu kadhaa kwa muda mfupi au kukufanya upunguze wakati na umakini wako ili ubora wa kazi upunguke. Unaweza kupata faida na epuka shida kutoka kwa njia hii ya kufanya kazi kwa kufuata vidokezo hivi:
- Zingatia kazi zinazohusiana kwa wakati mmoja. Okoa nguvu ya akili unayotumia kufanya kazi za wakati mmoja kwa kuweka pamoja kazi nyingi. Kwa mfano, kujibu barua pepe zote, barua za sauti, na barua zilizotumwa kupitia barua wakati huo huo.
- Andika ni vitu gani unataka kufanya. Hautasumbuliwa kwa urahisi au kuvurugwa na mambo ambayo yanaendelea ikiwa umeandika kazi yote inayofaa kufanywa.
- Chukua muda wa kukagua kazi yote baada ya kumaliza kufanya kazi hiyo. Kwa kuzingatia kila kazi iliyokamilishwa, unaweza kuona makosa na kuhakikisha kuwa matokeo ni njia unayotaka iwe.
Sehemu ya 2 ya 3: Kulenga
Hatua ya 1. Weka shabaha ndogo
Utapata kuwa rahisi, bora, na motisha zaidi kufanya kazi yako kwa kuweka malengo madogo kila siku.
- Kukamilisha kazi ndogo ndogo, kama vile ununuzi wa mboga au kupeleka bidhaa, itafanya iwe rahisi kwako kuzingatia majukumu makubwa siku inayofuata.
- Gawanya mpango wako wa muda mrefu au mradi mkubwa katika malengo madogo, yanayoweza kufikiwa na kisha utekeleze katika hatua au hatua zinazofuatana. Njia hii inaweza kukufanya uhisi kuwa umemaliza kazi hiyo kwa mafanikio ili uweze kuendelea kuwa na ari.
Hatua ya 2. Tambua ni kazi zipi unapaswa kuzipa kipaumbele
Kuweka vipaumbele ni tofauti kidogo na kuunda orodha ya mambo ya kufanya. Lazima upange vikundi na uweke kipaumbele kati ya kazi ndogo na rahisi na majukumu muhimu na magumu.
- Tengeneza orodha ya kazi kwa kuamua agizo kulingana na tarehe ya mwisho ya kila kukamilika. Anza na majukumu muhimu ambayo yanapaswa kukamilika mara moja.
- Baada ya kazi kukamilika, unaweza kupumzika na kuzingatia kazi inayofuata.
Hatua ya 3. Fanya mpango wa muda mrefu
Baada ya kujua vizuri jinsi ya kupanga mipango ya kila siku ya muda mfupi, unaweza kuandaa mipango ya muda mrefu kupanga kazi na majukumu ambayo lazima yamekamilike.
- Unaweza kujiandaa vizuri kwa kujua ni nini kinahitaji kufanywa kabla ya wakati, kama vile kuandika karatasi ya mwisho wa muda au kusafiri kwenye mkutano wa kimataifa.
- Tengeneza kalenda yako ya kila mwezi au kalenda ya shule kwa muhula mmoja.
- Andika tarehe za mwisho muhimu au muda uliopangwa wa kumaliza kazi na uziweke alama wiki moja mapema kama ukumbusho. Kwa njia hii, utaweza kufanya kazi bora na majukumu muhimu yatakuwa rahisi kukamilisha.
- Kupanga kwa njia ya kisasa zaidi unaweza kutumia kupanga shughuli za kufurahisha, likizo, na likizo. Kwa kujua tarehe ya mwisho, unaweza kufanya mipango kwa urahisi na kuhakikisha kuwa kuna wakati unaopatikana ili uweze kumaliza kazi vizuri na kufurahiya muda wako wa kupumzika.
Hatua ya 4. Vunja tabia ya kuahirisha mambo
Watu wengi wanapenda kuahirisha kazi au kuahirisha kazi (haswa zisizofurahi) ili iwe na athari mbaya kwa tija na ubora wa jumla wa kazi.
- Usishikilie maoni potofu kwamba "mtu atatoa matokeo bora kwa sababu ya kufanya kazi chini ya shinikizo". Utafiti wa kisaikolojia unathibitisha kuwa maoni haya sio kweli! Watu ambao wanapenda kusubiri hadi sekunde ya mwisho kawaida hutoa matokeo machache na makosa zaidi.
- Achana na tabia ya kuahirisha mambo kwa kupuuza usumbufu. Zima mtandao wakati wa kazi ili usichochewe kufungua tovuti, angalia media ya kijamii, na usumbuke na shughuli kwenye mtandao.
- Jipe zawadi, kwa mfano kwa kusherehekea au kujipa zawadi ndogo kwa kumaliza kazi kwa wakati au mapema. Utahamasishwa zaidi kumaliza kazi ikiwa kuna kitu cha kufurahisha ambacho unatamani sana.
Sehemu ya 3 ya 3: Dhibiti Wakati wa Kufanya Kazi na Muda wa Bure Vizuri
Hatua ya 1. Tumia kipima muda wakati wa kazi
Katika ulimwengu wa biashara, kuna nadharia "Sheria ya Parkinson" ambayo inasema kwamba "kazi itaendelea kukua kujaza wakati ambao bado upo kukamilika". Kwa maneno mengine, maadamu kuna wakati wa kukamilisha kazi hiyo, utafanya kazi masaa zaidi kuliko ikiwa wakati ulikuwa mdogo.
- Tumia kipima muda kufuatilia ni muda gani unakuchukua kumaliza kila kazi.
- Jiwekee lengo na kisha fikiria kama mchezo kwa kujaribu kupiga saa ili uweze kufanya kazi haraka.
- Kamilisha kazi zisizo muhimu sana kwa dakika kumi na utapata dakika 90 za ziada kwa siku kufanya hivi. Utashangaa ni muda gani unapotea kufanya vitu visivyo na maana, kama kuandika barua pepe!
- Kwa kufanya hivyo, unaweza kupata "thawabu" za kazi ambazo wanasaikolojia wa kitabia wanaelezea kama mafanikio, tija, na furaha.
Hatua ya 2. Chukua muda asubuhi au wikendi kwako
Ingawa inaweza kusikika kuwa ya kupingana, unaweza kuongeza uzalishaji wako na uwezo wa kufanya kazi kwa kuchukua mapumziko wakati wa mchana na wikendi.
- Tenga masaa machache asubuhi kufanya shughuli za kufurahisha, kama kucheza na watoto, kutembea peke yako au na mbwa kipenzi, kufanya mazoezi ya yoga, n.k. Hii itakuruhusu kufikiria wazi na kujisikia vizuri siku nzima, ili uweze kukaa umakini na kufanya kazi haraka.
- Utafiti umethibitisha kuwa akili zetu zitafikia utendaji wao bora masaa 2-4 baada ya kuamka asubuhi. Kwa hivyo, tumia wakati huu kufanya shughuli zinazohusiana na kazi ili uweze kufanya kazi kwa utulivu na kwa ufanisi zaidi.
Hatua ya 3. Kamilisha kazi hiyo nyumbani
Shule na ofisi sio mahali pazuri pa kufanyia kazi kwa sababu kawaida huwa na kelele sana na zinavuruga sana. Ili kushinda hii, leta kazi yako nyumbani na uimalize katika hali nzuri na tulivu.
Hatua ya 4. Usifikirie juu ya kazi wakati wa mapumziko yako
Wakati mwingine, akili zetu hukaa na shughuli hata wakati hatufanyi mazoezi ya mwili. Hii inaweza kukuchosha ili kupunguza tija na ubora wa kazi.
- Weka barua pepe yako ya kibinafsi kando na barua pepe ya kazini / shuleni na ujue ni mara ngapi utaangalia akaunti yako ya kazi / shule mwishoni mwa wiki.
- Zima simu yako au kompyuta ukiwa nyumbani au unatazama Runinga ili usijaribiwe kuangalia barua pepe yako ya kazini.
- Jaribu kutuliza akili yako na usahau kabisa shida za kazi, haswa wikendi. Kwa njia hiyo, unaweza kurudi kazini kwa bidii na kwa ufanisi katika hali mpya ya Jumatatu.
