Pendekezo la ushauri ni hati iliyotumwa na mshauri kwa mteja anayetarajiwa kuelezea kazi itakayofanywa na masharti ambayo lazima yatimizwe ili mshauri aweze kutekeleza kazi hiyo. Mapendekezo ya ushauri kawaida huandaliwa baada ya mshauri na mteja anayetarajiwa kuzungumzia kazi hiyo kwa undani. Ustadi wa kutoa mapendekezo unahitajika kwa kila mshauri huru kwa sababu unaweza kupata wateja wapya ikiwa utaweza kuwasilisha pendekezo zuri.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 3: Kujua Misingi ya Kutoa Pendekezo
Hatua ya 1. Jifunze kazi ambayo utakuwa ukifanya kwa undani
Mapendekezo ya ushauri ni tofauti na biodata. Huwezi kuwasilisha mapendekezo mengi kama unavyotaka kwa sababu unataka kukubalika kwa kazi. Kila pendekezo lazima liandaliwe haswa kulingana na mahitaji ya mteja ambaye anataka kutumia huduma zako. Unapojua zaidi juu ya mteja na kile anachohitaji, pendekezo lako litakuwa bora zaidi. Kwa hivyo, jifunze jinsi ya kutoa pendekezo zuri kwa kuchukua hatua zifuatazo:
- Kwanza, mwalike mteja kukutana ili kujadili mpango wa kazi. Jitahidi kurekodi matokeo ya majadiliano kwa uangalifu na uliza maswali ili uweze kuelewa kwa usahihi kile unachopaswa kufanya.
- Baada ya hapo, unaweza kupiga simu au kutuma barua pepe ikiwa bado kuna mambo ambayo yanahitaji kufafanuliwa au kuulizwa.
- Wakati wa kutoa pendekezo (ambalo litaelezwa katika sehemu inayofuata), jaribu kufanya utafiti kidogo kutafuta habari. Kwa mfano, ili kudhibitisha kuwa huduma unazotoa zinaweza kusababisha mafanikio kwa wateja, tafuta matokeo ya uchunguzi wa biashara unaounga mkono toleo lako.
Hatua ya 2. Andika masharti yaliyokubaliwa juu ya mgawo wako
Usifanye makubaliano ya kazi kama mshauri, lakini mwishowe utalazimika kuchukua jukumu ambalo haukubaliani nalo. Hakikisha unajua wazi kile mteja anatarajia kutoka kwako. Kwa njia hiyo, unaweza kutoa pendekezo kwa kuorodhesha kazi ndogo ambazo zimekubaliwa na pande zote mbili. Kuna mambo kadhaa unayohitaji kuhakikisha kabla ya kutoa pendekezo, kwa mfano:
- Kazi yako na matokeo ambayo mteja anataka
- ratiba ya kazi
- Malengo maalum ambayo unapaswa kufikia kwa tarehe fulani
- Wakati mwingine, lazima ujadili na watu kadhaa. Kwa mfano, ikiwa unataka kutoa huduma za ushauri kusuluhisha mizozo kati ya usimamizi na wafanyikazi, unapaswa kuzungumza na wawakilishi wa pande zote mbili na wateja wanaohitaji huduma zako.
Hatua ya 3. Hakikisha mteja amejitolea katika suala la malipo
Maelezo ya malipo ni sehemu muhimu zaidi ya pendekezo lote. Huna haja ya kutoa pendekezo ikiwa mteja hana uwezo wa kulipia huduma zako vizuri. Kabla ya kutoa pendekezo, fanya makubaliano na mteja juu ya kiwango cha malipo utakayopokea na masharti. Kwa njia hiyo, unaweza kutaja makubaliano ya kuunda pendekezo ambalo mteja lazima asaini na kukubali.
- Kwa kuongezea kiwango cha ada ya ushauri, inabidi pia ufanye makubaliano na mteja kwa gharama za uendeshaji wakati unafanya kazi, kwa mfano: gharama ya petroli, vifaa vya kuhifadhia, gharama za kusafiri, na zingine. Kwa maslahi yako mwenyewe, mteja afikie gharama zote.
- Usifanye pendekezo la ushauri ikiwa mteja hawezi kuthibitisha ni kiasi gani na lini utalipwa.
Hatua ya 4. Ikiwezekana, pata kazi bila kuwasilisha pendekezo
Washauri kawaida hutoa ushauri, "Ni rahisi kuandaa uthibitisho kuliko kutoa pendekezo la huduma za ushauri". Kumbuka kuwa pendekezo la ushauri ni ofa tu ambayo haihakikishi kuwa utapata kazi hiyo. Wateja wanaweza kuomba mapendekezo kutoka kwa washauri kadhaa na kuchagua moja, kwa kadiri iwezekanavyo, fanya makubaliano na mteja kabla ya kutoa pendekezo. Kwa njia hii, mteja anahitaji tu kuthibitisha kuwa uko tayari kuanza kazi, badala ya kuzingatia ikiwa toleo lako linakubaliwa au la.
Sehemu ya 2 ya 3: Kuandika Pendekezo
Hatua ya 1. Anza kwa kuwasalimu wateja watarajiwa
Anza pendekezo lako kama kuandika barua kwa kuelezea katika aya fupi kwamba unataka kufanya kazi na mteja na kwamba wewe ndiye mgombea bora wa kazi fulani (ambayo utapata zaidi haswa juu ya baadaye). Kwa sehemu hii, unaweza kuifungua kwa "salamu ya joto" na ya kibinafsi, lakini bado lazima usikike mtaalamu.
- Andika jina la mteja, unaweza kutumia jina la kwanza au na salamu "Baba" / "Mama". Njia hii inaonyesha kuwa pendekezo limeandaliwa mahsusi kwa mteja anayeikubali.
- Tafuta mtandao kwa mapendekezo ya sampuli ili uweze kujua jinsi ya kuandika aya ya kufungua.
Hatua ya 2. Orodhesha kazi unayotaka kufanya katika aya ya kwanza
Eleza kwa sentensi chache kazi ambayo imekubaliwa kuonyesha kuwa unaelewa nini kinapaswa kufanywa, shida kushughulikiwa, majukumu ya kutimizwa, na upeo wa kazi (mradi mfupi, muda mrefu, n.k.).
Eleza kazi ambayo utafanya haswa katika sehemu hii, lakini usijumuishe vidokezo vingine kwa undani, kwa mfano: gharama, masaa ya kazi, n.k kwa sababu hazihitajiki
Hatua ya 3. Katika aya ya pili, eleza sifa zako
Jaribu kujitolea kama mtu anayefaa zaidi kwa kazi hii. Ili kuvutia usikivu wa wateja, ni pamoja na historia yako katika elimu, mafunzo, na uzoefu wa kazi ambao umepokea maoni mazuri. Kwa kuongezea, unaweza kuelezea utu na maadili ya imani yako, ingawa lazima iungwe mkono na ushahidi halisi.
Fikiria uwezekano wa mashindano na washauri wengine. Jaribu kufikiria jinsi ya kutoa faida inayopimika kwa mteja kupitia nyanja za kifedha au wakati. Kwa njia hii, unaweza kuonyesha faida yako ya ushindani juu ya washindani wenye sifa sawa au bora, lakini hauwezi kutoa thamani iliyoongezwa kwa wateja
Hatua ya 4. Katika aya inayofuata, eleza kazi unayotoa
Tumia maneno wazi na mahususi kuelezea kwa kina kile utakachofanya kushughulikia shida ya mteja. Onyesha ni matokeo gani mteja ana hakika kupata baada ya kukushauri. Toa maelezo maalum ya njia zako za kazi na ratiba.
Ili kuzuia shida kutokea, unahitaji kuelezea ni nini unataka mteja wako afanye wakati wa kufanya kazi kwa suala la wafanyikazi, ufikiaji wa kazi, na vifaa vya kazi, kwa mfano kwa kuorodhesha majina ya wafanyikazi ambao watafanya kazi wakati wote na wewe, na kupendekeza maeneo ya ofisi unaruhusiwa kufanya kazi ingiza, n.k
Hatua ya 5. Eleza ni nini hutafanya wakati wa mashauriano
Kama mshauri, lazima uzuie shida kutokea kwa sababu wigo wa kazi unazidi kuwa mkubwa ili majukumu yako yanakuwa makubwa, lakini haupati fidia ya ziada. Fafanua shida utakayotatua na ueleze kuwa maswala mengine yanayohusiana hayajumuishwa katika pendekezo.
Njia sahihi ya kufikisha hii ni kuiwasilisha hatua kwa hatua ili mteja ajulishwe kikamilifu
Hatua ya 6. Tuma nukuu ya bei kwa mashauriano utakayotoa
Ofa hii inategemea wigo wa kazi unayopaswa kufanya na wateja wako ni akina nani. Kumbuka kuwa italazimika kushindana na washauri wengine, kwa hivyo weka bei ya ushindani kulingana na hali na mahitaji yako ya biashara.
Jumuisha pia gharama zozote zinazohitajika, kwa mfano kwa chakula, vyumba vya hoteli, usafirishaji, n.k. lazima ichukuliwe na mteja mtarajiwa. Jaribu kupata idhini mapema, kwa mfano kwa kuthibitisha kuwa utawasilisha risiti kila mwisho wa mwezi. Njia hii inamzuia mteja kukataa bili yako kwa kisingizio: "kamwe hakutoa idhini ya kulipa ada"
Hatua ya 7. Maliza pendekezo kwa kufanya muhtasari
Kama ilivyo kwa kuandika insha ya kitaaluma, kusudi la aya ya kumalizia ni kutoa muhtasari wa yaliyomo kwenye pendekezo lote. Sema uwezo wako wa kufanya kazi, utayari wako wa kutoa ushauri, na imani yako katika kutoa matokeo ambayo wateja wanatarajia. Kama ilivyo katika aya ya ufunguzi, unaweza kumaliza pendekezo kwa salamu ya kufunga kwa kujumuisha jina la mteja kwa hisia za karibu zaidi.
Ukimaliza, saini pendekezo, andika tarehe, na uacha nafasi kwa saini ya mteja
Sehemu ya 3 ya 3: Kutoa Pendekezo linalofaa zaidi
Hatua ya 1. Toa pendekezo fupi na la kupendeza
Weka pendekezo lako kwa ufupi iwezekanavyo, lakini eleza kwa usahihi wewe ni nani na kazi inayofaa kufanywa. Kipa kipaumbele ubora, sio wingi. Jaribu kumfanya mteja asipate sababu za kuacha pendekezo lako na uchague pendekezo la mshauri mwingine, kwa hivyo fanya iwe ya kusoma.
Kwa ujumla, pendekezo linatosha kufanywa katika kurasa mbili. Ikiwa unataka kutoa data nyingi, iwasilishe kwa njia ya kiambatisho ili pendekezo lako lisiwe refu sana
Hatua ya 2. Zingatia mteja
Unaweza kutaka kutumia nafasi kadhaa kuorodhesha sifa zako, lakini mteja ndiye mtu muhimu zaidi katika pendekezo, sio wewe. Hata ikiwa unataka kuelezea zaidi juu yako, fanya hivyo kwa kuonyesha kuwa wewe ndiye mtu aliyehitimu zaidi, sio tu mkubwa zaidi.
Usizungumze sana juu ya uzoefu wako wa kazi (au mahali umefanya kazi, ikiwa wewe si mshauri huru)
Hatua ya 3. Usitumie clichés
Wateja wengi, haswa kampuni, wamezoea kusikia picha zisizo na maana kutoka kwa watu ambao wanataka kuwa muhimu. Usikubali kuwasilisha kitu cha kuchosha. Andika pendekezo na sentensi fupi wazi. Usifanye ahadi ambazo zinaonekana kuwa za kupendeza zaidi ukitumia jargon ya kupendeza. Lazima tu uahidi matokeo mazuri.
Mifano ya clichés: "utendaji bora", "harambee", "ufanisi", "mojawapo" nk. na kila mstari wa biashara una masharti yake. Maneno haya yamepoteza maana yake kwa sababu hutumiwa mara nyingi sana na hayana ufanisi tena
Hatua ya 4. Zingatia uandishi wa maneno na sarufi
Ingawa inaonekana kuwa shida, mambo haya mawili ni muhimu sana katika kutoa pendekezo. Hata ikiwa haushaurii juu ya uandishi, mawasiliano yasiyokuwa na makosa na mtaalam yanaonyesha kuwa umeweka wakati na juhudi ya kuleta bora ndani yako. Makosa hayamaanishi kuwa hustahiki kazi hiyo, lakini zinaonyesha kuwa haujafanya bidii kufanya pendekezo lako kuwa sahihi kabisa. Katika ushindani mkali kati ya washindani wawili, hii itakuwa sababu ya kuamua.
Pendekezo lako likikamilika, lisome tena ili kuboresha sarufi na muundo wa sentensi. Ikiwa una muda, muulize rafiki au mwanafamilia asome na atoe maoni. Ni rahisi kuona makosa ambayo haujui kwa sababu hayahusiki moja kwa moja katika mchakato wa uandishi
Vidokezo
- Andaa pendekezo ambalo hutumika zaidi kama barua ya uthibitisho kuliko matarajio. Kwa maneno mengine, wewe na mteja tayari mnajuana, mmejadili kazi kwa undani, na kufikia makubaliano ya gharama.
- Usifanye pendekezo la ushauri bila kuelewa kazi inayofaa kufanywa kwani hii itakuletea shida wakati unafanya kazi. Kwa kuongezea, utapata shida kubwa zaidi kwa sababu lazima ulipe gharama kubwa na ukabili mizozo na wateja kwa kufanya kazi usiyoielewa.
