Mpango wa kazi ni seti ya malengo na michakato ambayo inaweza kusaidia timu na / au mtu kufikia lengo hilo. Kwa kusoma mpango wa kazi, unaweza kuelewa vizuri kiwango cha mradi. Iwe inatumika mahali pa kazi au wasomi, mipango ya kazi inakusaidia kuweka miradi iliyopangwa. Kupitia mpango wa kazi, unavunja mchakato kuwa kazi ndogo, nyepesi wakati unajua unachotaka kufikia. Jifunze jinsi ya kuunda mpango wa kazi ili uweze kujiandaa vizuri kwa mradi wako unaofuata.
Hatua
Hatua ya 1. Amua mpango wako wa kazi ni wa nini
Kuna sababu nyingi kwa nini tunaunda mpango wa kazi. Weka lengo hilo mapema ili uweze kujiandaa kwa mradi vizuri. Kumbuka, mipango mingi ya kazi ni halali kwa kipindi fulani, kwa mfano miezi 6 au mwaka 1.
- Katika ofisi mpango kazi unamsaidia bosi wako kujua ni miradi gani ambayo utafanya kazi kwa miezi michache ijayo. Bosi wako anahitaji habari hiyo kawaida baada ya ukaguzi wa utendaji wa kila mwaka au wakati timu yako inafanya kazi kwenye mradi mkubwa. Mpango wa kazi pia unaweza kuwa matokeo ya kikao cha kupanga kimkakati ambacho kampuni hufanya mwanzoni mwa kalenda mpya au mwaka wa fedha.
- Katika ulimwengu wa masomo, mipango ya kazi inafaa kutumiwa na wanafunzi kufanya kazi kwenye miradi mikubwa, au na wahadhiri kubuni mtaala kwa muhula.
- Kwa miradi ya kibinafsi, mpango kazi unakupa wazo la nini unakusudia kufanya, jinsi utakavyofanya, na ni lini unapanga kuikamilisha.
Hatua ya 2. Andika utangulizi na msingi
Kwa mpango wa kazi wa kitaalam, unapaswa kuandika utangulizi na msingi. Bosi wako au meneja atapata habari anayohitaji kuelewa mpango wa kazi. Kwa upande mwingine, mipango ya kazi ya kitaaluma kawaida haiitaji utangulizi na msingi.
- Utangulizi unapaswa kuwa mfupi na wa kupendeza. Mkumbushe bosi wako kwanini ulifanya mpango huo wa kazi. Mtambulishe kwa mradi ambao utakuwa ukifanya kazi kwa kipindi fulani cha wakati.
- Asili inapaswa kuonyesha kwa nini uliunda mpango wa kazi. Unaweza kufanya hivyo, kwa mfano, kwa kuwasilisha maelezo au takwimu za ripoti ya hivi karibuni, kubainisha maswala ambayo yanahitaji kushughulikiwa, au sababu zingine kulingana na maoni na maoni uliyopokea wakati wa kufanya kazi kwenye miradi iliyopita.
Hatua ya 3. Fafanua malengo na malengo
Malengo na malengo ni vitu viwili vinavyohusiana. Katika mpango wa kazi, zote mbili husababisha mafanikio ya matokeo. Tofauti ni kwamba, malengo ni ya jumla, wakati malengo ni maalum zaidi.
- Malengo ni picha ya jumla ya mradi wako. Andika ni matokeo gani ya mwisho unayotaka kutoka kwa mpango wa kazi. Hakikisha kuwa chanjo ni pana. Kwa mfano, sema unataka kukamilisha karatasi ya utafiti au ujifunze kuandika.
- Malengo yanapaswa kuwa maalum na yanayoonekana. Kwa maneno mengine, unapaswa kuweza kuvuka hatua kwenye orodha yako ya malengo mara tu utakapomaliza. Kupata vyanzo vinavyohojiwa kwa karatasi yako ya utafiti ni mfano mzuri wa lengo.
- Ikiwa malengo yaliyopo ni tofauti sana, unaweza kuyavunja kwa muda mrefu fupi, kipindi kati, na muda ndefu. Kwa mfano, lengo la muda mfupi la kampuni ya kuongeza idadi ya watazamaji kwa 30% katika miezi mitatu ni tofauti na lengo la muda mrefu la kuimarisha kuonekana kwa chapa hiyo kwenye media ya kijamii kwa mwaka.
- Malengo kawaida huandikwa katika sentensi hai kwa kutumia vitenzi vya kitendo vyenye maana maalum. Kwa mfano, "panga", "andika", "boresha", na "pima". Epuka vitenzi vyenye maana zisizo wazi kama vile "jifunze", "elewa", na "ujue".
Hatua ya 4. Tengeneza mpango wa kazi na malengo ya "SMART"
SMART ni kifupi kinachotumiwa sana kutafuta matokeo yanayoonekana na yanayoweza kutumika katika mipango ya kazi.
- Maalum ina maana ya kina. Tutafanya nini hasa kwa nani? Eleza idadi ya watu utakaotumikia na hatua zozote maalum utakazotumia kuwasaidia.
- Kupimika inamaanisha kupimika. Je! Lengo ni la kupimika na kupimika? Je! Unaweza kuhesabu matokeo? Je! Ulipanga kazi hiyo ili "viwango vya afya nchini Afrika Kusini viwe bora mnamo 2012"? Au, je! Unaiunda ili "idadi ya visa vya maambukizo ya VVU / UKIMWI kati ya watoto wachanga nchini Afrika Kusini iporomoke kwa 20% ifikapo 2020"?
- Kufikiwa inamaanisha kutekelezeka. Je! Unaweza kuikamilisha kwa wakati uliopewa na rasilimali unazo? Kwa kuzingatia mapungufu yote ambayo yapo, shabaha yako lazima iwe ya kweli. Kuongeza mauzo kwa 500% kuna maana ikiwa kampuni yako ni ndogo. Kuongeza mauzo kwa 500% ni shabaha isiyowezekana kwa kampuni ambayo imetawala soko.
- Husika inahusiana na masilahi. Je! Lengo litakuwa na athari kwenye lengo au mkakati wako unaotamani? Ingawa ni muhimu kwa afya ya jumla, ni kweli kwamba kupima urefu na uzito wa wanafunzi wa shule ya upili kunaweza kusababisha moja kwa moja mabadiliko katika taratibu za afya ya akili? Hakikisha malengo yako na njia za kazi zina uhusiano wazi na wa angavu.
- Muda umefungwa imefungwa wakati. Lengo lilifikiwa lini, na / au ulijua lini umeitimiza? Tambua tarehe ya kumaliza mradi. Pia taja, ikiwa ipo, ni aina gani ya matokeo ya mwisho ambayo yangeweza kusababisha mradi wako kumalizika mapema, na matokeo yote yamepatikana.
Kumbuka, nambari ya msingi inahitaji kutajwa ili kuhesabu mabadiliko. Ikiwa haujui ni watoto wangapi wachanga nchini Afrika Kusini wameambukizwa VVU / UKIMWI, unawezaje kuhakikisha kuwa idadi ya kesi imepunguzwa kwa 20%?
Katika hali fulani, unaweza kuhitaji kushauriana na mtaalam ili kuhakikisha malengo katika mpango wako wa kazi yanafanikiwa
Hatua ya 5. Orodhesha rasilimali ulizonazo
Katika orodha hii andika kila kitu unachohitaji kufikia malengo na malengo yako. Rasilimali huchukua fomu anuwai, kulingana na mpango wako wa kazi ni wa nini.
- Rasilimali katika ofisi ni pamoja na bajeti za kifedha, wafanyikazi, washauri, majengo au vyumba, na vitabu. Unaweza kushikamana na bajeti ya kina ikiwa mpango wa kazi ni rasmi zaidi.
- Rasilimali katika taaluma ni pamoja na upatikanaji wa maktaba; vifaa vya utafiti kama vile vitabu, magazeti, na majarida; upatikanaji wa kompyuta na mtandao; pamoja na maprofesa au watu wengine ambao wanaweza kukusaidia wakati una maswali.
Hatua ya 6. Tambua mapungufu yaliyopo
Mipaka ni vizuizi ambavyo vinaweza kukuzuia katika juhudi zako kufikia malengo na malengo yako. Kwa mfano, unapofanya kazi za utafiti shuleni au vyuoni, ratiba yako inageuka kuwa ngumu sana kwa hivyo huwezi kutafiti na kuandika vizuri. Kwa hivyo, kikomo chako ni ratiba ngumu. Jaribu kuondoa ahadi zingine wakati wa muhula ili uweze kumaliza mpango wako wa kazi vizuri.
Hatua ya 7. Ni nani anayewajibika?
Uwajibikaji ni jambo muhimu katika mpango mzuri. Ni nani anayewajibika kumaliza kila kazi? Hata kama kuna timu inayofanya kazi, mtu mmoja lazima awe na jukumu la kuhakikisha kuwa kazi imekamilika kwa wakati.
Hatua ya 8. Andika mkakati
Angalia mpango wako wa kazi, kisha amua ni jinsi gani utatumia rasilimali zako wakati unashinda vizuizi kufikia malengo na malengo yako.
- Andika orodha ya kina ya vitendo. Tambua kile kinachopaswa kutokea kila siku au kila wiki kufikia malengo yako. Orodhesha pia hatua ambazo wanachama wengine wa timu wanapaswa kuchukua. Unaweza kutumia programu ya usimamizi wa mradi au kalenda ya kibinafsi kupanga habari hii.
- Tengeneza ratiba. Wakati unaweza kutengeneza ratiba ya kazi ya kujaribu, hafla zisizotarajiwa au hali zinaweza kutokea mara kwa mara. Kwa hivyo, fanya nafasi katika ratiba yako ili kuepuka ucheleweshaji.
Vidokezo
- Fafanua hatua kuu ikiwa mradi wako ni mkubwa. Milestones ni alama kando ya mradi ambao unaonyesha kufanikiwa kwa malengo fulani. Unaweza pia kuiona kama hatua ya kutafakari, wakati unapoona jinsi mchakato umeendelea na wakati huo huo hakikisha haukubali kutoka kwa mpango wa kazi.
- Unda mpango wa kazi unaokufaa. Inaweza kuwa ya kina, inaweza kuwa pana, kulingana na matakwa yako au mahitaji. Unaweza kuandika kwenye karatasi au na programu ya kitaalam, ukitumia picha na rangi. Tumia chochote cha asili na bora kwako.
