Mipango ya dharura, ambayo inajulikana zaidi kama mipango ya kukabiliana na dharura, ni muhimu sana katika kutarajia kutokea kwa mambo ambayo husababisha kukomesha shughuli za kiutendaji. Katika kusimamia shirika, hatari kadhaa zinaweza kutokea kuanzia usumbufu wa kiufundi (kwa mfano upotezaji wa data) hadi hafla za asili (mfano mafuriko). Kwa hivyo, kila shirika linahitaji kuandaa mpango madhubuti wa dharura ili kuwa tayari kukabiliana na hafla mbaya.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 3: Kutarajia Hatari Mbalimbali
Hatua ya 1. Andaa kabla ya kuandaa mpango wa dharura
Kusudi kuu la kuandaa mpango wa dharura ni kudumisha mwendelezo wa shughuli za shirika katika hali ya janga.
- Kwanza, fafanua sera rasmi ikisema kwamba shirika lazima liunde mpango wa dharura.
- Fanya mpango ambao ni rahisi na wa vitendo. Tumia maneno ambayo ni rahisi kuelewa na toa miongozo ambayo ni rahisi kutumia na msomaji kwa sababu mpango huu lazima ufanyike na wafanyikazi wote katika shirika.
- Tambua sababu maalum ambazo lazima ufanye mpango wa dharura. Fikiria viashiria ambavyo hutumika kama vigezo vya kuamua kufanikiwa kwa mpango wa dharura ili shirika liweze kuendelea na shughuli kama kawaida. Tambua shughuli za utendaji ambazo zina jukumu muhimu katika mwendelezo wa biashara yako.
Hatua ya 2. Unda mpango wa dharura kwa kujibu maswali matatu muhimu
Kuunda mpango ambao unaweza kujibu maswali haya matatu ni njia ya kuhakikisha kuwa hukosi jambo moja la kuzingatia.
- Ni matukio gani yanaweza kutokea?
- Tutachukua hatua gani kuishughulikia?
- Tunahitaji kufanya nini ili kujiandaa?
Hatua ya 3. Gundua ni hatari gani shirika lako linaweza kukabiliwa nayo
Kuamua hatari zinazoweza kutokea ni moja ya mambo muhimu katika kuandaa mpango wa dharura. Walakini, mchakato huo utakuwa tofauti kulingana na hali na hali ya kila shirika. Unapaswa pia kuzingatia hali ya shirika lako wakati wa kuamua hatari. Mipango ya dharura inahitajika kutarajia hatari za kibiashara kwa njia ya:
- Kwa mfano majanga ya asili: mafuriko, vimbunga, na ukame. Hatari zingine: migogoro ya kifedha, ajali za kazini, shida za wafanyikazi (mfano kifo cha kiongozi wa shirika au mgomo wa mfanyakazi), upotezaji wa data, machafuko ya usimamizi, na shida za bidhaa (km: bidhaa zenye kasoro).
- Zingatia utayarishaji wa mipango juu ya mambo ya usimamizi, mawasiliano, fedha, uratibu, vifaa, na utatuzi wa shida za kiufundi.
- Shida za kiufundi kawaida hukabiliwa na timu ambayo inashughulikia miundombinu ya mawasiliano. Lazima uzingatie hatari ya kupoteza data au wateja.
Hatua ya 4. Zingatia hatari kulingana na kipaumbele
Tambua kiwango cha hatari kulingana na ukubwa wa nafasi ya hatari inayotokea. Kwa ujumla, mipango ya dharura haiwezi kutarajia hatari zote kwa sababu nafasi za kutokea sio sawa. Jaribu kujua hatari ambazo zina nafasi kubwa ya kutokea na ambayo itaathiri sana shughuli za utendaji.
- Zingatia hafla na matokeo mabaya zaidi. Andika matukio yote yanayoathiri shughuli na upe alama kutoka 1 hadi 10. Fikiria juu ya athari za kila tukio, kwa mfano: moto wa injini una kiwango cha chini kuliko moto wa kiwandani.
- Baada ya hapo, amua ukadiriaji kulingana na mzunguko wa tukio la hatari. Kwa mfano: toa alama ya 1 kwa hatari inayotokea mara moja kwa mwezi na alama ya 10 kwa hatari ambayo hufanyika mara moja kila miaka 100. Zidisha nambari mbili kupata alama ya jumla inayoonyesha ukubwa wa hatari na athari zake kwa shirika.
- Tengeneza mpango wa dharura ukianza na hafla na alama ya juu zaidi. Andaa suluhisho kutarajia matukio haya. Kwa kuongeza, unaweza kuboresha michakato ya kazi kwa hafla za alama za chini. Vipengele vya kimsingi vinavyohakikisha mwendelezo wa shughuli za shirika lazima iwe kipaumbele cha juu, kwa mfano: kusimamia mtiririko wa fedha, kukuza sehemu ya soko, na kuboresha utendaji wa wafanyikazi.
Sehemu ya 2 ya 3: Kufafanua Matukio mengi
Hatua ya 1. Tambua mazingira ya tukio hilo na hatari kubwa zaidi
Ili kukuza mpango mzuri wa dharura, fafanua hali halisi kwa kila hatari. Unda mfumo maalum wa kutarajia athari itakuwa nini ikiwa hatari kubwa zaidi itatokea.
- Unaweza kuamua athari baada ya kuandaa mazingira vizuri. Fikiria juu ya athari kubwa ya kila hali kwa undani.
- Kutoka kwa hali, andaa matoleo kadhaa ya mpango huo kwa kiwango cha athari za kiwango, kwa mfano: athari dhaifu, athari wastani, na athari kali.
Hatua ya 2. Tengeneza ratiba ya utekelezaji wa mpango kulingana na mazingira
Tambua ni wafanyikazi gani wanaowajibika kwa vitendo gani na lini. Pia andaa orodha iliyosasishwa au orodha ya mawasiliano na uamue ni nani anayepaswa kutoa arifa.
- Andaa ratiba ili wafanyikazi wote wanaohusika wajue ni nini wanapaswa kufanya siku ya kwanza au wakati wa wiki ya kwanza. Tengeneza ratiba maalum kwa kila hali.
- Tengeneza ratiba kulingana na hali ili kutarajia kuibuka kwa vizuizi katika nyanja anuwai za shirika, kwa mfano kwa vifaa vya kazi (vikwazo vya miundombinu), shirika (hakuna mfumo wa onyo kwa dharura au timu ya watu wenye ujuzi), na taasisi (kwa mfano: ukosefu wa vyanzo vya fedha au washirika biashara ya nje). Tambua wafanyikazi ambao wanapaswa kuwajibika kwa mambo fulani.
Hatua ya 3. Fikiria juu ya mambo muhimu zaidi ili kuiboresha biashara yako
Jadili hili kwa undani kwa kufanya mapitio ya uwezo na udhaifu ndani ya shirika. Je! Shirika lina uwezo wa kutosha kushughulikia au kushughulikia kila hatari?
- Kwa mfano: janga linaloweza kutokea ni mafuriko kwa sababu maji ya mto hufurika na kufurika nyumba kwenye ukingo wa mto. Miundombinu duni inaweza kusababisha mazingira magumu na upatikanaji wa wafanyikazi wenye ujuzi ni uwezo wa shirika.
- Fanya tathmini ya uaminifu wa rasilimali. Tambua ni nini kinachohitaji kubadilishwa au kupunguzwa kwa sababu ya rasilimali chache? Fanya uchambuzi ili kujua athari kwenye shughuli za biashara ili uweze kuamua hatua ambazo zinapaswa kuchukuliwa ili shirika liendelee kufanya kazi na kuweza kufikia malengo yake.
Hatua ya 4. Tambua jinsi ya kupunguza hatari
Baada ya kufanya mpango wa dharura, usikae chini na usitumaini kuwa hakuna chochote kibaya kitatokea. Chukua hatua kadhaa kupunguza hatari na kuzuia.
- Tafuta ikiwa kuna wenzako wako tayari kusaidia. Je! Kuna rasilimali za mitaa ambazo zinaweza kutumika wakati wa janga? Je! Kuna majirani wako tayari kusaidia?
- Mpango mzuri wa dharura una uwezo wa kufunua mambo anuwai ambayo yanahitaji kuboreshwa ili mpango ambao hapo awali ulikuwa muhimu sana, sasa hauwezi kuhitajika tena.
- Kwa mfano: unatambua hitaji la ulinzi wa bima au fanya masimulizi ya usimamizi wa majanga. Sakinisha mfumo wa kuhifadhi data ili kuzuia upotezaji wa data. Fanya mpango wa kila hali.
Sehemu ya 3 ya 3: Utekelezaji wa Mpango wa Dharura
Hatua ya 1. Wasiliana na mpango wa dharura kwa wafanyikazi wote
Unahitaji kuarifu mpango wa dharura kwa ngazi zote za usimamizi wa shirika mapema iwezekanavyo kabla ya dharura kutokea.
- Eleza majukumu na majukumu ya kila mfanyakazi ili wasichanganyike wakati mpango huu lazima utekelezwe kuzuia hofu.
- Toa mafunzo muhimu ili kila mfanyakazi aweze kutimiza majukumu kulingana na mpango. Fanya masimulizi muhimu na fanya marekebisho baada ya uchunguzi kufanywa.
Hatua ya 2. Jaribu mpango wako
Fanya upimaji katika hatua 4 ili uwe na ufanisi zaidi na ufanisi. Ikiwa kuna shida kati ya idara au mizozo, rekebisha mpango na ujaribu tena.
- Fanya mikutano na wafanyikazi wakuu. Wacha aweke tarehe na wakati wa mkutano kufanya uhakiki kamili wa mpango wa dharura na kuwathamini watu ambao wamefanya kazi hiyo hadi mwisho.
- Fanya mikutano kati ya idara ili kukagua mipango ya idara. Katika hatua hii, unahitaji kutenga rasilimali na kutambua mizozo inayoibuka.
- Pata sababu ya kutofaulu kwa mfumo. Tathmini ya mpango inaweza kufanywa ndani ya idara kwa kuiga mfumo na / au kushindwa kwa muuzaji. Uigaji wa hali unaweza kufanywa bila kuzima vifaa au kuchelewesha michakato ambayo inapaswa kuendelea kukimbia.
- Fanya mtihani. Walakini, unahitaji kujaribu mpango wa dharura kwa kusimamisha shughuli kwa muda.
Hatua ya 3. Weka mpango wa dharura mahali salama na kupatikana kwa urahisi
Ikitokea janga, usiruhusu mpango kushika moto au kusombwa na mafuriko. Ili kuifanya iwe rahisi kufikia wakati inahitajika, usiweke siri ya kuhifadhi faili yako ya mpango.
- Weka faili ya mpango na nakala katika maeneo kadhaa ili iweze kutumiwa haraka iwezekanavyo inapohitajika.
- Weka nakala ya mpango katika maeneo tofauti na ya asili. Tafadhali waambie watu walioidhinishwa jinsi ya kuipata.
Hatua ya 4. Anzisha ratiba ya kawaida ya kufanya ukaguzi
Mabadiliko hufanyika kila wakati ili mawazo ambayo yanasababisha utayarishaji wa mpango hayafai tena. Hatari inaweza kuwa kubwa kuliko wakati mpango ulipoundwa.
- Shirikisha watu kadhaa wakati wa kuandaa na kurekebisha mipango. Kwa mfano: waulize wafanyikazi wapya watoe maoni au wafanye maboresho kutoka kwa mtazamo tofauti.
- Linganisha mawazo yote yaliyotumiwa wakati wa kuandaa mpango na data ya sasa au uwe na hundi ya mtu mwingine. Mfumo wa kuhifadhi nakala kwenye kompyuta yako unaweza kuhifadhi data kidogo kuliko unavyofikiria.
Vidokezo
- Usisahau umuhimu wa mpango wa dharura ili usijenge!
- Kuendeleza mipango ya dharura katika hali anuwai.
- Anza kupanga kwa kuunda kamati na kuteua mwenyekiti. Chagua watu ambao wana ujuzi, zana, na maarifa ili kila idara iweze kuandaa mipango yake.
- Soma tena mipango ambayo imeandaliwa ili kupata vitu ambavyo vimekosa.
