Njia moja ya biashara kubaki kuwa na ushindani ni kuboresha michakato yao ya biashara, kwa mtazamo wa kiutendaji na kifedha. Kufanya hivyo inahitaji njia ya kupima maendeleo maalum ya mchakato. "Kile ambacho hakiwezi kupimwa hakiwezi kusimamiwa." Biashara haiwezi kusimamia mchakato ikiwa haina njia inayofaa ya upimaji. Kwa hivyo, metriki (maelezo ya mchakato unaoweza kupimika) hutumiwa kukusanya data kabla na baada ya kutekeleza mabadiliko. Uchambuzi wa metriki hizi hutoa data ambayo inawasilisha kiwango cha maboresho ambayo ni kwa sababu ya mabadiliko ya mchakato Ili kuanza, utahitaji kwanza kuchagua kipimo ambacho kinalingana na mchakato unaopima.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 3: Kuanzisha Mfumo wa Uboreshaji wa Mchakato
Hatua ya 1. Tambua nini kinahitaji kupimwa
Hiyo ni, unamaanisha nini kwa "kuboresha". Je! Unataka mchakato unaoaminika zaidi, haraka, ufanisi, au bora kwa kitu kingine? Hii itafafanua mradi wako. Hakikisha mchakato wako unatoa pato linalopimika.
Kwa mfano, kampuni ambayo inataka kuongeza kasi ya uwasilishaji wa bidhaa itapima wakati wa uwasilishaji. Kampuni za utaftaji wa data zinaweza kupenda kupima asilimia ya makosa ya wahusika kwenye kundi, au mchakato wa mchakato
Hatua ya 2. Hakikisha msamiati wa mradi wako ni sawa
Tumia maneno yaliyoeleweka kwa kawaida ili kuhakikisha usahihi na uthabiti wa vipimo. Hii inahakikisha kuaminika kwa habari inayoshirikiwa na wahusika wengine kutoka maeneo na vifaa tofauti. Hii itazuia kutokuelewana na kufafanua ufafanuzi wa anuwai zote zinazopimwa.
Kwa mfano, kampuni hupima wakati kwa siku. Matawi mengine ya kampuni hiyo yanaweza kuwa na tafsiri tofauti za neno "siku moja". Labda, wanaifikiria kama saa 8 ya siku ya kufanya kazi, na sio masaa 24. Vitu kama hivi vinaweza kusababisha kutokuelewana kati ya matawi ya kampuni
Hatua ya 3. Amua jinsi data itakusanywa
Takwimu zinapaswa kukusanywa kwa njia ile ile katika biashara. Kwa mfano, ikiwa idara moja inatumia sampuli ya kubahatisha kukusanya data, idara zote zinapaswa kufuata mfano huo. Vinginevyo, data haitalinganishwa. Kwa kuongezea, vitengo vya kipimo lazima pia vifanane. Hakikisha vitengo vya kipimo vilivyotumika viko sawa wakati wa kupima pato.
Kwa mfano, kasi ya kujifungua inaweza kupimwa kwa dakika au masaa. Kubadilisha kutoka kitengo kimoja hadi kingine ni kupoteza muda tu
Hatua ya 4. Tambua kiwango cha usahihi wa hesabu
Hii inamaanisha kuwa idara moja haipaswi kuzunguka nambari mpaka hakuna koma na idara nyingine inapaswa kuzunguka hadi tarakimu mbili baada ya koma. Tofauti katika kiwango cha undani katika nambari zitasumbua matokeo. Usisahau, vitengo vidogo huwa vinatoa matokeo sahihi zaidi.
Kwa mfano, idara zote lazima zikubaliane juu ya jinsi ya kuzungusha nambari
Sehemu ya 2 ya 3: Kuamua Metriki zinazofaa kwa Mradi
Hatua ya 1. Chagua kipimo cha msingi
Metriki muhimu hufafanua matokeo au malengo ya uboreshaji wa mchakato. Kwa mfano, mtengenezaji wa gari anaweza kupima idadi ya magari yaliyotengenezwa kwa saa. Kabla ya uboreshaji wa mchakato kufanywa, msingi wa kipimo huchukuliwa kwanza. Mwisho wa mradi, mchakato hupimwa tena. Halafu, hesabu ya idadi ya maboresho katika mchakato hufanywa.
Hatua ya 2. Unganisha metriki muhimu na metriki za biashara
Viwango vya biashara hupima jinsi maboresho ya mchakato wa utendaji yanavyofikia moja ya malengo ya kampuni. Kwa mfano, ikiwa kipimo cha msingi ni kuharakisha uzalishaji wa bidhaa, kipimo cha biashara kinaweza kuongeza faida au kupunguza gharama zilizowekwa. Kuna uhusiano wa sababu-na-athari kati ya metriki muhimu na metriki za biashara. Tofauti hii inaelezea sababu kwanini maboresho katika metriki muhimu pia huboresha utendaji wa kampuni.
Hatua ya 3. Fikiria matokeo yasiyotarajiwa
Mizigo isiyotarajiwa inaweza kutokea kama matokeo ya miradi ya uboreshaji wa mchakato. Ikiwa kipimo cha msingi kinapima kile kinachopaswa kuboreshwa, kutakuwa na metriki zingine zenye matokeo ya kupima kile ambacho haipaswi kubadilika. Takwimu muhimu za metri zinapaswa kupatikana kabla ya, wakati, na baada ya mradi. Kati ya metriki nyingi zinazowezekana katika mradi, ni wachache tu wana athari kubwa kwa ubora wa pato na inapaswa kuzingatiwa.
Kwa mfano, kampuni inayotafuta kuongeza kasi ya utoaji haifai kupata gharama zilizoongezeka kwa sababu ya utunzaji duni na uharibifu wa bidhaa. Katika kesi hii, idadi ya kasoro ya bidhaa ni kipimo cha matokeo
Hatua ya 4. Fafanua vipimo vya kifedha
Kuokoa pesa sio lazima msingi wa kampuni. Walakini, kampuni zinahitaji kufuatilia matokeo ya kifedha ya maboresho ya mchakato. Hii haipaswi kuchanganyikiwa na gharama za uhasibu za mradi huo. Vipimo vya kifedha vinapaswa kuwa zana ya kuchambua faida za kifedha za miradi iliyofanywa. Kampuni nyingi zinaendelea kufuatilia kipimo cha kifedha kwa hadi mwaka baada ya mradi kukamilika.
Kwa mfano, kuongezeka kwa wakati wa utengenezaji kunaweza kutarajiwa kuongeza mapato ya kampuni. Kampuni hiyo itafuatilia mapato, pamoja na sababu zingine kama faida, tangu wakati wa utekelezaji wa mabadiliko, na kupima jinsi athari ya mabadiliko ya mchakato itakuwa
Sehemu ya 3 ya 3: Kukusanya Takwimu
Hatua ya 1. Pima wakati
Wakati wa mchakato hupima urefu wa hatua katika mchakato wa kufanya bidhaa au huduma kudumu. Vipimo vingine vya wakati hupima urefu wa wakati mradi unaongeza thamani, au urefu wa muda unachukua kujibu ombi la mteja. Hesabu ya metri inaweza kuwa asilimia ya wakati wa kujifungua.
Mikakati ya kupunguza wakati wa mchakato inathibitishwa kuongeza biashara. Hii inaweza kuongeza uzalishaji na utoaji wa haraka wa bidhaa au huduma. Ikiwa bei na ubora wa bidhaa au huduma ni sawa na ile ya washindani, wateja watachagua kununua bidhaa au huduma ambazo zinakubaliwa haraka zaidi. Ikiwa wakati wa usindikaji unaweza kupunguzwa, nafasi za kupokea agizo mpya na biashara itakuwa kubwa
Hatua ya 2. Pima gharama
Kiwango cha gharama kinatathmini jumla ya gharama ya mchakato wa uzalishaji. Kiwango hiki pia hupima gharama za uendeshaji kulingana na viwango vya uzalishaji. Gharama kwa kila shughuli hupima gharama ya kutengeneza kitengo kimoja. Uokoaji wa gharama hupunguza upunguzaji wa gharama kwa kila manunuzi. Kuokoa kazi kunapunguza kupunguzwa kwa saa za kazi zinazohitajika kutoa bidhaa au huduma.
Mkakati wa kupunguza gharama unakuwa muhimu wakati mapato ya biashara yanaanza kupungua. Kwa mfano, Benki ya Amerika ilipata kushuka kwa mapato ya kukopesha na biashara mnamo 2011. Kwa hivyo, walipunguza wafanyikazi wao ili kuendelea kulipa wanahisa. Wasimamizi wa benki na washauri waliamua kutumia metriki za gharama kutambua kazi ambazo zinaweza kufutwa ili kuokoa pesa bila kuumiza kampuni
Hatua ya 3. Pima ubora
Vipimo vya ubora hupima kuridhika kwa wateja. Takwimu za kuridhika kwa wateja zinaweza kupatikana kupitia tafiti, malalamiko ya wateja, na maoni mengine. Viwango vya ubora pia hutathmini ikiwa mchakato unaongeza thamani kwa mteja. Kiwango hiki pia kinaangalia masafa ya makosa na kufanya kazi tena. Asilimia ya makosa itaonekana katika kiwango cha kasoro za bidhaa. Asilimia ya kukamilika na kiwango cha usahihi hupima mzunguko wa michakato isiyo na kasoro.
- Sekta ya utunzaji wa afya inategemea sana vipimo vya ubora. Uboreshaji wa ubora lazima uzingatie data. Wachambuzi wanaangalia data za kifedha na kliniki ili kubaini tofauti katika utoaji wa huduma za afya. Mchakato wa utoaji wa huduma umevunjwa na kisha kutafutwa kwa maeneo yenye taka au yasiyofaa kuunda mchakato ambao unatoa matokeo ya hali ya juu. Kupunguza gharama hakuongezei ikiwa haiwezi kuboresha au kudumisha kiwango fulani cha ubora.
- Ufunguo wa kuboresha ubora ni kuongeza ufanisi bila kupunguza ufanisi. Ufanisi unamaanisha kiwango cha rasilimali zinazohitajika kutoa bidhaa au huduma. Ufanisi unamaanisha jinsi malengo ya bidhaa au huduma yanavyofikiwa.
Hatua ya 4. Pima pato
Vipimo vya pato hupima wingi wa bidhaa au huduma inayotolewa kwa kipindi cha muda. Malengo ya uzalishaji lazima yalingane na mahitaji ya wateja. Vipimo vya pato pia huangalia mrundiko na hesabu ya ziada (jumla ya zote mbili zinapaswa kuwa ndogo). Mwishowe, kazi inayoendelea imepimwa kuamua idadi ya bidhaa au huduma ambazo zinaendelea.
Mkakati mmoja wa kuongeza pato katika utengenezaji ni kazi sanifu. Kwa mfano, katika tasnia ya magari, wazalishaji wa gari wana njia za kawaida za kufunga magari. Watengenezaji wanaweza kuweka viwango vya mchakato wa uzalishaji ili kuongeza pato. Metriki zinaweza kusaidia kuchambua jinsi mchakato unaboresha pato. Mchakato huo unasemekana kufanikiwa ikiwa bidhaa hiyo inafanywa ndani ya muda fulani na mchakato mpya wa viwango unazidi kuongezeka kwa idadi
Hatua ya 5. Pima ugumu wa mchakato
Kiwango hiki kinapima idadi ya hatua katika mchakato wa uzalishaji ambao lazima upitishwe. Kiwango hiki pia kinaonyesha mzunguko wa kupungua kwa mchakato kwa sababu ya mabadiliko ya mikono au maombi ya idhini ya msimamizi. Idadi ya hatua katika mchakato huhesabiwa pamoja na hatua za mchakato wa kuongeza thamani. Hatua hizi hufanya bidhaa au huduma kuwa ya thamani zaidi. Kiwango pia hupima mzunguko wa kurudi kwa bidhaa kwa ukarabati wa kasoro.
