Mikutano ni mahali pazuri kwa watu ambao wana masilahi sawa kukutana na kila mmoja na kubadilishana maoni ya hivi karibuni katika nyanja zao. Mikutano kawaida hufanyika mara kwa mara na taasisi za elimu, kampuni, vikundi vya uuzaji vya ngazi, jamii za kidini, na wengine. Ikiwa unataka kufanya mkutano, anza kwa kuandaa mpango kamili wa kazi pamoja na msururu wa shughuli ambazo zinahitajika kufanywa, kwa mfano kuamua eneo la mkutano, kutengeneza orodha ya washiriki, kuandaa vifaa, kuandaa vifaa vya uwasilishaji, kutoa chakula, na mahitaji mengine kadhaa ambayo lazima yafikiriwe na kupangwa vizuri iwezekanavyo. Ikiwa unapata shida wakati wa kutekeleza mipango yako, tulia na jiamini kuwa unaweza kumudu mkutano huo. Kipengele muhimu ambacho huamua mafanikio ya kufanya mkutano ni utekelezaji wa shughuli moja kwa moja wakati unafanya orodha ya majukumu ambayo yamekamilika na yale ambayo bado yanahitaji kufanywa.
Hatua
Sehemu ya 1 ya 4: Kupanga Mkutano: Hatua ya Mapema
Hatua ya 1. Fanya maandalizi kabla ya wakati
Kupanga mkutano huo kunapaswa kuanza angalau miezi nane mapema, hata mapema ikiwa mkutano utakuwa mkubwa au mkubwa kwa ukubwa.
- Kumbuka kuwa kumbi nyingi za mikutano na vituo vya upishi lazima viwekewe miezi kadhaa mapema. Kwa kuongezea, washiriki ambao wanaishi nje ya jiji wanahitaji kupanga ratiba za safari ili waweze kuhudhuria mkutano huo.
- Kwa kuongezea, wafadhili na mashirika makubwa pia wanaweza kulazimika kupanga bajeti yao ya kila mwezi miezi kadhaa mapema. Kwa hivyo, msaada wa kifedha na sio wa kifedha kutoka kwao kwa hafla yako inapaswa kujadiliwa mapema.
Hatua ya 2. Unda kamati
Masuala mengi muhimu lazima yaamuliwe wakati wa kuandaa mkutano. Kwa kuunda kamati, utapata maoni kutoka kwa watu kadhaa kabla ya kufanya uamuzi. Pia zitakusaidia kufikiria kupitia maelezo.
- Waajiri waratibu, yaani wafanyikazi muhimu ambao watachukua maamuzi muhimu na kutumia muda mwingi kuratibu. Ikiwa una fedha za kutosha, kuajiri mratibu ili aweze kukusaidia kupanga na kushiriki kazi.
- Tafuta ikiwa kumekuwa na mikutano juu ya mada hiyo hiyo. Ikiwa ni hivyo, mwalike mratibu aliyefanya mkutano huo ajiunge na kamati. Ikiwa hawezi kushiriki, uliza ikiwa unaweza kuomba nyenzo ambazo tayari zimefunikwa ili kufanya maandalizi ya mkutano iwe rahisi.
Hatua ya 3. Weka malengo na unda ajenda ya kazi
Andika kile unachoshikilia mkutano huo ambacho kitakuwa msingi wa kila uamuzi. Kujua unachotaka kumpa na ni nani kwa nani kabla ya kujiandaa kwa mkutano huo itafanya iwe rahisi kwako kutekeleza mipango yako kwa vitendo.
Ikiwa haujawahi kufanya mkutano, anza kwa kupanga mkutano mdogo, mfupi. Fikiria kufanya mkutano wa siku 1-2 na uwezo wa washiriki 250-300
Hatua ya 4. Tambua mahali na tarehe ya mkutano huo
Ingawa tarehe mpya na maeneo yanaweza kuamuliwa baada ya kupanga mpango wa kina, utahitaji kukadiria ni muda gani utakaopatikana kwa maandalizi.
- Kabla ya kuweka tarehe, tafuta habari mapema juu ya mkutano gani kawaida hufanyika mwezi na siku ili utekelezaji usikwamishwe. Kwa mfano, huko Uropa, mikutano kawaida hufanyika kati ya Machi na Juni au Septemba na Novemba Jumatatu-Jumanne au Alhamisi-Ijumaa kwa sababu washiriki hawapendi kuhudhuria mikutano wakati mwingine. Tafuta ratiba halisi katika eneo lako kabla ya kuamua tarehe ya mkutano.
- Muda wa mkutano unategemea idadi inayokadiriwa ya washiriki na mahitaji yote ambayo yanapaswa kutolewa wakati wa mkutano. Kwa watu 250-300, panga mkutano ambao utachukua siku 2 kamili.
- Fikiria uwezekano wa kufanya mkutano ndani ya jiji, lakini hakikisha kuwa kuna upatikanaji wa uwanja wa ndege wa karibu, malazi na vifaa vya kutosha. Tunapendekeza ufanye mkutano katika jiji kubwa au mahali pa utalii ili kuvutia watu zaidi ambao wanataka kujiunga na mkutano huo.
Hatua ya 5. Tambua jina la mkutano
Baada ya kuamua kichwa, unaweza kuchapisha na kupanga mipango kwa sababu tayari kuna uhakika juu ya nyenzo hiyo kama msingi wa kusambaza habari kupitia media ya kijamii.
Chagua kichwa ambacho kinamaanisha kusudi na / au msingi wa washiriki wa mkutano huo. Tafuta msukumo kwa kutumia vichwa vya mikutano ambavyo vimefanyika, lakini hakikisha unaamua mwenyewe
Sehemu ya 2 ya 4: Kujiandaa kwa Mkutano
Hatua ya 1. Fanya bajeti ya kifedha
Hakuna shughuli inayoweza kufanywa bila kuhesabu kiasi cha fedha ambazo lazima zitumike kwa undani, kwa mfano kukodisha jengo, kuandaa vifaa, na kulipa ada ya spika. Matumizi yote lazima yarejelee bajeti ya kifedha. Ikiwa unapeana majukumu, hakikisha msaidizi wako anazingatia kikomo cha bajeti ulichoweka.
Kiasi cha bajeti huathiriwa na uwepo au kutokuwepo kwa wadhamini. Unaweza kumwuliza mdhamini atoe pesa za kugharamia mkutano huo. Walakini, mdhamini pia ana haki ya kuamua mambo kadhaa kwenye mkutano huo. Kwa mfano: kuamua ni nani atakayewasilisha mada au kupendekeza spika kama mmoja wa wajumbe, kwa mfano: mfanyabiashara aliyefanikiwa katika kampuni inayodhamini na kuanzisha chapa kwa kuweka nembo kwenye vifaa vyote vya mkutano. Faida, mdhamini atatoa pesa mapema ili uweze kuitumia mara moja kutambua mpango huo
Hatua ya 2. Tambua bei na njia ya kuuza tiketi
Mikutano mingine ni bure, mingine ni ghali sana. Kabla ya kuamua bei za tikiti na jinsi ya kuziuza, fikiria mambo yafuatayo:
- Je! Ni gharama gani zinazohusika katika kuandaa mkutano? Ikiwa unataka kufanya mkutano mdogo ambao haugharimu pesa nyingi, tunapendekeza usiwatoze washiriki. Vinginevyo, washiriki wanatakiwa kulipia tiketi za kulipia gharama za maandalizi ya mkutano.
- Tambua ada ya usajili ikiwa unataka kufanya mkutano kwa siku kadhaa au upe chakula. Ada ya usajili wa mkutano katika miji mikubwa nchini Indonesia ni kati ya laki kadhaa hadi mamilioni ya rupia.
- Mikutano mingi hutoza ada ya viwango kulingana na msimamo au hadhi ya mshiriki. Kwa mfano: mikutano ya kitaaluma kawaida hutoza wanafunzi chini ya waalimu. Wafanyikazi wa wadhamini pia hutozwa chini ya washiriki wa kawaida.
Hatua ya 3. Amua mahali pa mkutano
Wakati wa kuchagua eneo, fikiria idadi ya washiriki, urahisi wa kufika mahali, upatikanaji wa nafasi ya kuegesha magari, umbali wa kwenda na kutoka usafiri wa umma, viwanja vya ndege, na hoteli. Mbali na kupata mahali pazuri pa mkutano huo, hakikisha washiriki wote wanaweza kuufikia kwa urahisi.
Tafuta habari juu ya majengo au hoteli ambazo hutoa vyumba vya mkutano ndani ya jiji. Kwa mikutano midogo, kukodisha chumba katika kanisa au nyumba nyingine ya mikutano
Hatua ya 4. Tumia faida ya wafanyikazi wanaofanya kazi kama wafanyikazi wa usimamizi wa nyumba za mkutano
Ikiwa rasilimali zinapatikana katika jengo unalochagua kwa mkutano huo, zitumie zaidi. Wafanyikazi wanajua majukumu yao ya kila siku na wako tayari kujibu maswali, kutatua shida au kutoa ushauri inapobidi.
Unaweza kutumia huduma za wafanyikazi ambao wanasimamia shughuli katika ukumbi wa mkutano, kwa mfano kushughulikia mipango ya kina ya mkutano. Ingawa kuna ada, sio lazima ufanye shughuli hizi zote mwenyewe kwani itachukua muda mwingi kwa wiki kadhaa
Hatua ya 5. Tambua menyu ya matumizi
Kumbuka kwamba washiriki lazima wapate chakula wakati wa mkutano na kuna uwezekano kwamba washiriki wengi hawajui ni chakula gani kinachopatikana karibu na ukumbi wa mkutano. Fikiria ikiwa unahitaji kutumia huduma ya upishi kutoa kiamsha kinywa, chakula cha mchana, na vitafunio au ujue ikiwa meneja wa ukumbi wa mkutano anaweza kuandaa chakula kwa wahudhuriaji wote.
Wakati wa kuchagua menyu, kumbuka kuwa watu wengi hawapaswi kula vyakula fulani kwa sababu ya mzio au upendeleo. Wajasiriamali wa huduma ya upishi wenye ujuzi wanaweza kutoa chaguzi kadhaa, kwa mfano: menyu ya mboga, hakuna karanga, bure ya gluten, chakula cha halal, au chaguzi zingine za menyu
Hatua ya 6. Chukua muda wa kukagua tovuti
Baada ya kutunza vitu vyote ambavyo vinahitaji kutayarishwa, chukua muda kutembelea ukumbi wa mkutano siku moja mapema. Usisubiri hadi siku yako mpya ya D-siku ije na washiriki ambao watajiunga na mkutano huo.
Siku moja mapema, njoo kwenye ukumbi wa mkutano na ufanye mkutano na wafanyikazi wote wanaohusika ili kuhakikisha kuwa kila kitu kimeandaliwa vizuri kwa maelezo madogo zaidi
Sehemu ya 3 ya 4: Kufanya Ratiba ya Mkutano
Hatua ya 1. Panga mkutano
Baada ya kupata picha kubwa ya mada ambazo zitajadiliwa na kuamua kichwa cha mkutano, andaa ratiba kuanzia ufunguzi wa mkutano hadi kufunga. Mikutano inaweza kufanywa kwa njia anuwai kulingana na uwanja wa biashara unaojadiliwa. Ili kufanya upangaji uwe rahisi, mikutano kawaida hufanyika kwa mpangilio ufuatao:
- Anza mkutano na utangulizi au hotuba ya ufunguzi ambayo kawaida hutolewa na mtu anayejulikana katika uwanja fulani wa biashara na amekuwa spika anayejulikana. Unaweza kufanya hafla hiyo jioni na kisha kumaliza na chakula cha jioni au kama kikao cha kwanza asubuhi kuanza mkutano.
- Gawanya ratiba iliyobaki katika vipindi vifupi. Ikiwa mkutano utafanyika kwa ombi la washiriki kulingana na mapendekezo yao, rekebisha nyenzo hiyo kwa mahitaji ya washiriki. Walakini, unaweza pia kujumuisha ratiba za semina, klipu za filamu, au nyenzo zingine katika ratiba ya mkutano. Kulingana na idadi ya washiriki waliopo, amua ikiwa kila kikao kinaweza kuhudhuriwa na washiriki wote (kinachoitwa "plenum") au washiriki wanahitaji kugawanywa katika vikundi kadhaa na kila kikundi kitahudhuria vikao tofauti sambamba na chaguo lao (linaloitwa "vikundi”).
- Funga mkutano kwa kualika wasemaji kuwasilisha nyenzo ambazo zinawahamasisha au kuwapa changamoto washiriki.
Hatua ya 2. Amua jinsi ya kuendesha kikao
Unaweza kuchagua jinsi ya kuendesha kikao kulingana na mahitaji ya kampuni, kwa mfano kwa kufundisha, kujadili kesi, kufanya semina, kuwasilisha sera za hivi karibuni au matokeo ya utafiti, kuuliza maswali, au kuwasilisha kwa kutumia slaidi.
- Chaguo la jinsi ya kupeana nyenzo hiyo itaathiri mkakati wa uchapishaji. Kwa hivyo, andaa mapema iwezekanavyo nyenzo ambazo zinafaa sana kwa washiriki.
- Muda wa kila kikao unaweza kuanza kutoka dakika 45 hadi saa 3 kulingana na idadi ya mawasilisho na yaliyomo yaliyotolewa.
Hatua ya 3. Fikiria ikiwa unataka kujumuisha shughuli zingine
Fikiria shughuli muhimu ambazo zinaweza kujumuishwa katika ratiba na jukumu muhimu katika kusaidia mafanikio ya mkutano, kwa mfano:
- Panga shughuli kwa faida ya shirika la washiriki wa mkutano, kama mkutano wa biashara au uwasilishaji wa tuzo.
- Toa chakula ikiwa washiriki wanatozwa ada ya usajili. Ikiwa hakuna malipo yoyote, waombe washiriki walete chakula cha mchana (kama chaguo la mwisho). Washiriki kawaida wanatarajia kula angalau mlo mmoja. Ikiwa eneo la mkutano liko jijini, toa mapumziko ili washiriki waweze kula chakula cha mchana kwenye mgahawa wa karibu.
- Uliza ikiwa washiriki wangependa kupanga hafla ya burudani, kwa mfano: kuchukua ziara ya jiji, angalia kipindi cha vichekesho usiku, angalia sinema, au onyesha onyesho kwenye ukumbi wa michezo. Hafla hiyo inaweza kuwa sahihi zaidi kwa mkutano uliofanyika katika jiji kubwa au kwa kampuni, lakini sio kila wakati.
Sehemu ya 4 ya 4: Kuchapisha
Hatua ya 1. Tambua washiriki watakaohudhuria
Mikutano ni tofauti sana, kwa mfano mikutano ambayo ni ya kitaaluma, dini, na biashara na washiriki tofauti. Kabla ya kupanga, hakikisha kuwa washiriki wa kutosha wanapenda kuhudhuria mkutano huo.
Huna haja ya kufanya utangazaji mwingi ikiwa unataka kufanya mikutano kwa vikundi vidogo, kama wafanyikazi wa kampuni au jamii za kanisa. Unaweza kuarifu mipango ya mkutano kwa kutuma barua pepe, kutangaza katika jarida la kampuni, na / au kuarifu kwenye mkutano wa kiutawala
Hatua ya 2. Waulize viongozi wa kampuni kushiriki
Ili kuwashawishi watu katika kampuni yako, unahitaji kuja na kichwa cha kuvutia au kumwalika mzungumzaji mzuri.
Baada ya kupokea uthibitisho kutoka kwa spika zinazojulikana, ingiza habari kwenye vifaa vya mkutano na uwaarifu washiriki watarajiwa
Hatua ya 3. Unda wavuti
Leo, media ya dijiti ni zana muhimu sana kwa mafanikio ya mkutano. Unda jina la wavuti na viungo ambavyo ni rahisi kupata ikiwa unatafuta neno kuu la kichwa cha mkutano au maneno mengine yanayohusiana na mkutano huo. Andika habari ya kina juu ya mkutano kwenye wavuti na ujumuishe kiunga kwenye vifaa vyote vilivyochapishwa na matangazo vinavyohusiana na mkutano huo.
- Jumuisha tarehe, saa, na anwani ya eneo la mkutano kwenye wavuti, pamoja na majina ya spika maarufu. Pia fahamisha usafirishaji, makaazi, maeneo ya kupendeza, na ratiba za mkutano ikiwa kuna yoyote.
- Jumuisha kiunga cha wavuti ikiwa washiriki wanaweza kujiandikisha.
Hatua ya 4. Weka tangazo
Anza kutangaza mapema mapema (mwaka mapema) ili wasemaji waweze kuwasilisha mapendekezo yaliyo na nyenzo zitakazowasilishwa kwenye mkutano huo. Chagua njia sahihi ya kuchapisha kulingana na saizi ya mkutano na historia ya washiriki. Fikiria wapi washiriki wanaoweza kupata habari zao, labda kutoka:
- Vyombo vya habari vya kijamii, kwa mfano kutoka kwa akaunti ya shirika la wadhamini la Facebook na Twitter
- Orodha ya anwani kwenye Listservs na anwani za barua pepe
- Blogi, jarida, gazeti au jarida la biashara
- Mabango, vipeperushi au arifa zingine zinazotumwa kwa vikundi, mashirika au kampuni husika
Hatua ya 5. Uliza mapendekezo
Wakati wa kuandaa rasimu ya tangazo, onyesha kuwa uko tayari kusajiliwa au unasubiri uwasilishaji wa mapendekezo ya kibinafsi au ya kikundi kwa njia ya karatasi, mapendekezo ya jopo, au vifaa vya semina.
Unaweza kuamua urefu wa pendekezo kulingana na mstari wa biashara. Katika uwanja wa elimu, mikutano midogo kawaida huhitaji vifupisho vya maneno mia chache, wakati mikutano mikubwa inahitaji maandishi kamili
Hatua ya 6. Anza kukubali usajili
Andaa vifaa ili washiriki wajiandikishe kabla ya mkutano, ingawa bado ni miezi michache mapema. Kwa njia hii, unaweza kukadiria idadi ya washiriki ambao watahudhuria.
- Unda wavuti inayounganisha na wavuti ya mkutano kwa usajili. Ikiwa hauna ujuzi wa kiufundi wa kuunda wavuti, tumia huduma iliyopo. Kwa mfano, tumia huduma zinazolipiwa za RegOnline, ambayo ni kampuni inayojali usajili wa mkondoni kwa hafla anuwai, kuchakata data, na kuituma kwako kwa kufanya iwe rahisi kwa watumiaji kuipata.
- Washiriki wanaweza pia kujiandikisha kwa simu au sura ya picha ikiwa una kituo cha kushughulikia risiti za malipo kwa kutumia kadi ya mkopo.
- Ikiwa haukubali usajili wa mtandao au simu, tafadhali tengeneza fomu ya maombi ya PDF na uipakie kwenye wavuti. Waarifu washiriki kwamba wanaweza kuchapisha fomu, kujaza, na kuituma kwa hundi au uthibitisho wa uhamisho kwa anwani ya barua pepe ya kampuni yako.
- Ili washiriki wajiandikishe mapema, toa punguzo kwa washiriki ambao hufanya malipo angalau mwezi mmoja mapema. Bei za tiketi ni ghali kidogo ikiwa washiriki watalipa kwenye ukumbi wa mkutano.
Vidokezo
- Muulize mzungumzaji ikiwa anahitaji vifaa vya ziada kwa uwasilishaji, kama vile jukwaa, runinga, skrini kubwa, au kompyuta.
- Wakati wa kuchagua menyu ya chakula, hakikisha ikiwa kuna washiriki ambao wanapaswa kula chakula fulani.
- Unapolinganisha gharama za kukodisha, uliza bei za chakula, maji, vinywaji baridi, n.k. kwa sababu inaweza kuwa ghali sana.
- Wakati wa kuchagua chumba, fikiria madhumuni ya mkutano na uamue ikiwa unataka kutumia ukumbi au viti na meza kwa kuandika maelezo.
